نفیسه سعیدی || سیستم سازی کسب و کار

سیستم ‌سازی فرایند مستندسازی و پیاده‌سازی سیستم‌ها در یک کسب ‌و کار است. فرایند سیستم سازی از شناخت اهداف و وضعیت فعلی کسب و کار شروع می‌شود. سپس نحوه‌ی انجام کارها در سازمان بررسی و تحلیل می‌شود و در قالب فرایندهای مشخص و بهینه‌شده، به مدیران و کارکنان ارائه ‌می‌گردد. اگر به اطلاعات بیشتری درمورد سیستم سازی نیاز دارید مطالعه صفحه‌ی «سیستم سازی» به شما کمک می‌کند.

با سیستم ‌سازی کسب‌ و کارتان، می‌توانید با حذف موارد اضافی و استانداردکردن گردش کار، دستورالعمل‌های روشنی برای وظایف و مسئولیت‌ها ایجاد کنید. این کار منجر به بهبود کارایی می‌شود زیرا کارمندان می‌توانند موثرتر کار کنند. با بهینه‌سازی فرایندها، کسب و کارها می‌توانند در زمان و منابع صرفه‌جویی کنند و در نتیجه بهره‌وری را افزایش دهند. همچنین امکان واگذاری کارها ایجاد می‌شود.

توصیه اول این است که سیستم سازی را بصورت جامع در کل سازمان پیاده کنید. اما اگر با محدودیت بودجه یا زمان مواجه هستید، شما می‌توانید با ارزیابی فرایندهایی که پرتکرار یا مستعد خطا یا وقت‌گیر هستند، مناطق نیازمند به سیستم سازی را بشناسید. به دنبال وظایفی باشید که فاقد دستورالعمل‌های واضح هستند، باعث ابهام و سردرگمی می‌شوند یا نتایج متناقضی دارند. از طرفی کمک‌گرفتن از مشاوران کسب و کار شما را به تشخیص دقیق‌تر و ریشه‌ای می‌رسانند.

زمان لازم برای سیستم سازی به تناسب میزان پیچیدگی کسب و کار شما، حوزه‌ی فعالیت، تعداد فرایندهای درگیر و اندازه سازمان شما متفاوت است. ممکن است از چند هفته تا چند ماه متغیر باشد. تخصیص زمان کافی برای تجزیه و تحلیل داده‌ها، مستندسازی، آموزش و اجرای تدریجی برای اطمینان از پیاده‌سازی روان بسیار مهم است. اما پیشنهاد ما این است که حداقل شش ماه زمان برای سیستم سازی کسب و کار در نظر بگیرید.

سیستم‌های کسب و کار باید به طور مرتب مورد بازبینی و به‌روزرسانی قرار گیرند تا اطمینان حاصل شود بهینه و موثر باقی مانده‌اند. هرگاه در روند کاری خود تغییر کوچکی ایجاد می‌کنید، آن را در فرایند مربوطه اعمال کنید. اما بصورت جامع، بسته به ماهیت کسب و کار خود، در بازه‌ی حداکثر سالیانه سیستم‌ها را بررسی کنید. بررسی‌های دوره‌ای قرار دهید تا هر زمان که تغییرات قابل توجهی در فرایندها، فناوری یا شرایط بازار وجود دارد، سیستم‌ها به‌روز شود.

سیستم ‌سازی کسب ‌و کار با ایجاد فرایندهای کارآمد و قابل تکرار، اساس مقیاس‌پذیری و رشد را ایجاد می‌کند. اتکا به دانش فردی را کاهش می‌دهد، تفویض اختیار را امکان‌پذیر می‌کند و آموزش آسان‌تر و پذیرش کارکنان جدید را تسهیل می‌کند. با عملیات کارآمد و سیستم‌های مستند، کسب‌وکارها می‌توانند به طور موثرتری مقیاس شوند، ثبات را حفظ کنند و با افزایش تقاضا سازگار شوند. همچنین سیستم سازی کمک می‌کند به کسب و کار جدید و موازی فکر کنید.