سیستم سازی به معنای طراحی و ایجاد یک سامانه شامل مجموعه‌ای از اجزا و زیر سیستم‌های مختلف است که برای رسیدن به هدف مشخصی با یکدیگر همکاری می‌کنند. در سیستم سازی ابتدا نیازهای سامانه مورد نظر شناسایی می‌شود و سپس با توجه به این نیازها، اجزا و زیر سیستم‌های مورد نیاز برای ساخت سامانه طراحی و پیاده سازی می‌شوند. در ادامه‌ی این مطلب قرار است از مزایای سیستم سازی و اثرات آن بر کسب و کار بگوییم.

تعریف سیستم سازی

اصطلاح سیستم سازی که به انگلیسی Systematization نامیده می‌شود. سیستم سازی معمولا به منظور بهبود کارایی، کیفیت، قابلیت اطمینان و بهره‌وری سامانه‌ها استفاده می‌شود و نیازمند تجمع اطلاعات مورد نیاز برای ایجاد یک سیستم دقیق و مرتب است. زمانی که شما کسب ‌و کار خود را سیستم سازی می‌کنید در واقع یک الگو و دستورالعمل برای آن ایجاد کرده‌اید.

مزایای سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی یک روش کارآمد برای مدیریت پروژه‌های مختلف است که باعث بهبود کیفیت، بهبود زمان‌بندی و کاهش هزینه‌ها می‌شود. برخی از مزایای استفاده از سیستم سازی عبارتند از:

 بالابردن کیفیت محصول: یکی از مزایای اصلی استفاده از سیستم سازی این است که بهبود کیفیت محصولات و خدمات را در پروژه‌ها تضمین می‌کند. با استفاده از این روش، فرآیند فعالیت‌های پروژه به گونه‌ای طراحی می‌شود که برای رسیدن به کیفیت بهتر و رضایت بیشتر مشتریان کمک می‌کند.

کاهش هزینه‌ها: سیستم سازی با بهبود برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های پروژه می‌شود.

هماهنگی بهتر: با استفاده از این روش، هماهنگی بین نیروی انسانی در پروژه و هماهنگی تصمیم‌گیری بین کارکنان و مدیران بهبود می‌یابد.

 مدیریت بهتر: این سیستم به مدیران این اجازه را می‌دهد تا برنامه‌ی زمانی، هزینه‌ها و عملکردها را به صورت دقیق کنترل کنند و در صورت نیاز تغییراتی را ایجاد کنند.

 بهبود برنامه‌ریزی و زمان‌بندی: با دقت و کارآمدی در پیش‌بینی زمان پایان پروژه و هزینه‌ها، برنامه‌ریزی را راحت‌تر می‌سازد و زمان و هزینه مصرفی را به حداقل ممکن می‌رساند.

 بهبود همکاری و ارتباط: با استفاده از این سیستم، ارتباطات بین اعضای گروه بهبود می‌یابد و عملیاتی سازی هم‌اطلاعی و تنظیم اظهار نظرها باعث گسترش همکاری در نهایت خواهد شد.

 انواع سیستم سازی

با توجه به طبیعت و نوع سیستم مورد نظر، می توان از چندین نوع سیستم سازی استفاده کرد که عبارتند از:

1. سیستم سازی مفهومی (Conceptual Systematization)
2. سیستم سازی فنی (Technical Systematization)
3. سیستم سازی مدیریتی (Management Systematization)
4. سیستم سازی تعاملی (Interactive Systematization)
5. سیستم سازی رایانه‌ای (Computerized Systematization)

لازم به ذکر است که تفاوت هر یک از این نوع سیستم سازی، در روش استفاده و میزان تاثیرگذاری آن بر روی قسمت های مختلف یک سیستم متفاوت است و به تناسب با اهداف سازمان یا شرکت مورد استفاده قرار می گیرد.

اما دسته‌بندی مهم دیگر سیستم سازی فردی و سازمانی است که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم.

سیستم سازی سازمانی

سیستم سازی سازمانی به مجموعه‌ای از فرایند ها، ساختارها، روش‌ها و اصولی گفته می‌شود که برای انجام کارها و فعالیت‌های سازمانی استفاده می‌شود. سیستم سازی سازمانی ابزاری است برای بازنگری و بهبود سیستم‌های موجود در سازمان و شناسایی پتانسیل‌های بهبود در آن‌ها به منظور دستیابی به اهداف و استراتژی‌های تعیین شده. سیستم سازی سازمانی یک روش منطقی برای مدیریت بهینه و صحیح منابع و فعالیت‌های سازمانی می باشد که از طریق آن وابستگی مشاغل به فردی خاص از بین می‌رود.

سیستم سازی فردی

پیاده سازی سیستم‌های فردی کمک می‌کند تا کارها به شکل اتوماتیک یا نیمه اتوماتیک انجام شوند. با این سیستم خطای تصمیم گیری و انجام کارها به حداقل می‌رسد. از طرفی سیستم سازی فردی با حذف کارهای تکراری روزانه به کمک ابزارها زمان و انرژی بیشتری را برای کارهای مهم‌تر ذخیر می‌کند. مثلا اگر شما روزانه انرژی زیادی را صرف به حافظه سپردن کارهای مهم می‌کنید می‌توانید به کمک نرم افزارهای یادآوری این فشار را از ذهن خود بردارید.

به نوعی می‌توان گفت با یک بار وقت گذاشتن و نظامند کردن برنامه‌ها می‌توان کیفیت زندگی خود را ارتقا داد و حرفه‌ای‌تر زندگی کرد. یکی از ابزارهای سیستم سازی فردی چک لیست‌ها هستند که دستورالعملی برای انجام کارها ارائه می‌دهد. نرم افزارهای یادآوری و برنامه‌ریزی نیز در دسته‌ی همین ابزارها قرار می‌گیرند.

سیستم سازی چه کمکی به سازمان می‌کند؟

سیستم سازی از نیازهای اصلی هر کسب و کار است. فرق نمی‌کند مقیاس سازمان شما چقدر باشد هر شرکت و هر فرد به رویکرد سیستمی احتیاج دارد. سیستم‌سازی به حرکت یکپارچه به سمت اهداف کمک می‌کند. این اقدام موتور محرک توسعه‌ی سازمان‌ها است و با صرفه‌جویی در زمان، بهبود عملکرد و رفتن به طرف اتوماتیک شدن کارها به رشد شرکت سرعت می‌بخشد. برای آشنایی با مراحل پیاده سازی سیستم سازی خواندن مقاله‌ی «نحوه‌ی طراحی و پیاده سازی سیستم سازی برای بهبود عملکرد یک شرکت» را پیشنهاد می‌کنیم.