چک لیست سیستم سازی؛ 10 گام ضروری
شرط رشد بیزینس، سیستم سازی کسب و کار است، سیستم سازی یعنی هر کاری در کسب و کار شما، از کوچک‌ترین تا بزرگ‌ترین، یک روش مشخص برای انجام داشته باشد. چک لیست سیستم سازی، یک ابزار جامع و کاربردی است که به شما کمک می‌کند تا فرایندهای کسب و کار خود را به صورت منظم و کارآمد سازماندهی کنید.
10 گام چک لیست سیستم سازی
این چک لیست شامل مجموعه‌ای از مراحل و اقدامات است که باید برای ایجاد و بهبود سیستم‌های کسب و کار انجام شود. سیستم سازی یک سرمایه‌گذاری بلندمدت است که به کسب و کارها کمک می‌کند تا در بازار رقابتی امروز موفق‌تر باشند.
تعیین اهداف کسب و کار
اولین و مهم‌ترین قدم در سیستم سازی تعیین اهداف است. این مرحله، مانند انتخاب مقصد در یک سفر، مسیر حرکت سازمان را مشخص می‌کند. بدون اهداف روشن، تلاش‌های شما بی‌هدف خواهد بود. پس از تعیین هدف کلی، باید اهداف به اهداف کوچکتر و قابل اندازه‌گیری شکسته شود. این اهداف کوچکتر به شما کمک می‌کنند تا پیشرفت خود را بهتر دنبال کنید و در صورت نیاز تغییرات لازم را اعمال کنید.
برای همسو شدن با کسب و کارهای موفق جهانی، پیشنهاد می‌شود از روش‌های بروز هدف گذاری مانند OKR استفاده کنید.
شناسایی نقاط ضعف و فرصت‌های بهبود
این مرحله از چک لیست سیستم سازی به شما کمک می‌کند تا درک عمیقی از وضعیت فعلی کسب و کار خود پیدا کنید و بتوانید تغییرات لازم برای بهبود عملکرد را انجام دهید. با شناسایی نقاط ضعف می‌توانید فرایندهای کند و ناکارآمد را بهبود بخشیده، هزینه‌های اضافی را کاهش داده و با شناسایی فرصت‌های بهبود، کیفیت محصولات یا خدمات خود را ارتقا دهید و رضایت مشتری را افزایش دهید.
پیشنهاد ما به شما این است که برای اطمینان از اینکه تمام جوانب کسب و کارتان را بررسی کرده‌اید، در این مرحله از بوم مدل کسب و کار (بیزینس مدل) استفاده کنید.
شناسایی فرایندهای کلیدی
با شناسایی فرایندهای کلیدی، می‌توانید منابع و تلاش‌های خود را بر روی مواردی متمرکز کنید که بیشترین تاثیر را بر عملکرد کسب و کار دارند. فرایندهای کلیدی امور مهمی هستند که حیات کسب و کار شما به انجام آن‌ها وابسته است.
الویت‌بندی رسیدگی به فرایندها
ما نمی‌توانیم همه فرایندها را همزمان بهبود بخشیم، پس باید بهبود فرایندها را از مواردی شروع کنیم که بیشترین تاثیر را بر روی نتایج کسب و کار دارند، برای این کار می‌توانید از معیارهایی مانند میزان اهمیت فرایند، میزان تکرار انجام آن، میزان اجرای آن در شرایط فعلی و میزان تاثیری که در سودآوری دارد استفاده کنید. با اولویت‌بندی صحیح، می‌توانید با سرعت بهتری به بهبود فرایندها پرداخته و بازدهی کسب و کار خود را افزایش دهید.
شناسایی روش اجرایی فرایندها
در این مرحله از چک لیست سیستم سازی به ترتیب از فرایندهای با الویت بالاتر شروع کنید و با گفتگو با پرسنل و افرادی که در فرایند نقش ایفا می‌کنند، مراحل انجام کار را شناسایی و مستند کنید. در این مرحله شناسایی نقاط تصمیم‌گیری و مراحلی که باعث می‌شود ادامه فرایند مسیر متفاوتی را طی کند از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.بهبود فرایندها:
- بسیاری از دوباره کاری‌ها، ابهامات و خطاها در مرحله شناسایی فرایندها مشخص می‌شوند که با رفع آن‌ها می‌توانید بهره‌وری کسب و کار خود را به طرز چشمگیری افزایش دهید.
- در بهبود فرایندها سعی کنید روش‌هایی را بکار بگیرید که با صرف کمترین منابع (زمان، پول، انرژی) بتوانید نتایج بیشتری بسازید، در این مرحله می‌توانید از مهارت متخصص یا مشاور مدیریت فرایند کمک بگیرید.
مدلسازی فرایندها
مدلسازی فرایند یعنی تبدیل روش اجرایی کارها از نوشتار مکتوب به نمای گرافیکی. تحقیقات نشان می‌دهد مغز انسان در یادگیری و درک اشکال موفق‌تر است. پس ارائه تصاویر به کارکنان کمک می‌کند فرایندها را بهتر درک و اجرا کنند.
در زیر نمونه‌ای از فرایند مدلسازی شده با استفاده با استاندارد BPMN2 را می‌بینید.
بررسی و بهینه‌سازی نرم افزارهای مورد استفاده
برای دستیابی به حداکثر بهره‌وری و بهبود عملکرد کسب و کار، ارزیابی مداوم و بهینه‌سازی نرم‌افزارهایی که در سازمان استفاده می‌شوند، امری ضروری است. این فرایند شامل بررسی دقیق نرم‌افزارهای موجود، شناسایی نقاط ضعف و قوت آن‌ها، و انتخاب یا جایگزینی نرم‌افزارهایی است که بیشترین تطابق را با نیازهای کسب و کار دارند. سپس فرایندهای کلیدی خود را در نرم افزار پیاده سازی کنید تا بتوانید آن‌ها را بصورت سیستسم اجرا و کنترل کنید.
آموزش کارکنان
با آموزش صحیح، کارکنان می‌توانند با سرعت و دقت بیشتری مسئولیت‌‌های خود را انجام دهند همچنین، تمام مراحلی که تا اینجا در چک لیست سیستم سازی طی کرده‌اید، در صورتی به ثمر خواهد نشست که کارکنان آن‌ها را بکار گیرند، پس برای آموزش فرایندهای بهبود یافته و ایجاد فرهنگ فرایند محوری زمان بگذارید.
تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد
KPI یعنی شاخص‌های کلیدی عملکرد. شاخص‌هایی را شناسایی کنید که با اندازه گیری آن‌ها بتوانید از اجرای صحیح فرایندها مطمئن شوید. مثلا میانگین میزان انتظار مشتری برای دریافت پیش‌فاکتور، شاخصی است که به انتظار میرود با سیستم سازی تغییر ویژه‌ای داشته باشد.
بررسی KPIها می‌تواند به عنوان یک روش چابک و موثر برای ارزیابی عملکرد کارکنان نیز بکار گرفته شود.
بازنگری و بروز نگهداری فرایندها
آخرین گام از چک لیست سیستم سازی از این رو مهم است که علاوه بر تغییرات زیاد محیط بیرونی، شرایط داخلی کسب و کار نیز در حال تغییر است و آنچه دیروز موثر بود، امروز ممکن است کارایی لازم را نداشته باشد. تغییر در تقاضای مشتریان، ظهور رقبای جدید، تغییر قوانین و مقررات، همه عواملی هستند که باعث می‌شوند فرایندهای ما نیاز به بازنگری داشته باشند، بنابراین نیاز است بصورت دوره‌ای فرایندها را بررسی و درصورت نیاز بروز کنیم.
نتیجه گیری
چک لیست سیستم سازی ابزاری کاربردی برای سازماندهی و بهبود فرایندهای کسب و کار است. با استفاده از این چک لیست، می‌توانید اهداف خود را مشخص کنید، فرایندهای کلیدی را شناسایی کرده و با اولویت‌بندی، روش‌های اجرایی مناسب را تدوین کنید. همچنین، بررسی نرم‌افزارهای مورد استفاده، آموزش کارکنان و تعیین شاخص‌های عملکرد، به افزایش بهره‌وری کمک می‌کند. در نهایت، بازنگری و به‌روزرسانی مستمر فرایندها، تضمین‌کننده رشد و موفقیت پایدار کسب و کار شما خواهد بود.
45 دقیقه مشاوره تلفنی رایگان
آنالیز کسب و کار شما، پاسخ به سوالات
دیدگاهتان را بنویسید