در دنیای امروز، بیشتر سازمان‌ها به دنبال افزایش بهره‌وری، کاهش خطا و کنترل بهتر بر فعالیت‌های خود هستند. یکی از مهم‌ترین روش‌ها برای دستیابی به این اهداف، مدیریت فرایندهای کسب و کار است. با کمک مدیریت فرایند، سازمان می‌تواند عملکرد بخش‌های مختلف خود را بررسی، تحلیل و در نهایت بهینه‌سازی کند تا کارها به شکل منظم‌تر و مؤثرتری انجام شوند.

برای اجرای مؤثر مدیریت فرایند، ابزارها و زبان‌های گوناگونی وجود دارند که هرکدام نقش متفاوتی در مسیر طراحی تا اجرای فرایندها ایفا می‌کنند. در این میان، دو مفهوم بسیار پرکاربرد یعنی BPMN و BPMS اغلب باعث سردرگمی می‌شوند و بسیاری از افراد آن‌ها را به جای هم به کار می‌برند. در حالی که این دو، دو بخش کاملاً متمایز از یک منظومه هستند: یکی زبان طراحی فرایند است و دیگری ابزار اجرای آن.

شناخت دقیق تفاوت BPMN و BPMS به مدیران، تحلیلگران و صاحبان کسب و کار کمک می‌کند تا بدانند در کدام مرحله از کار، از چه ابزاری استفاده کنند. در واقع، BPMN به شما کمک می‌کند فرایندها را با جزئیات ترسیم و تحلیل کنید، و BPMS به شما امکان می‌دهد همان فرایندها را در بستر نرم‌افزاری واقعی اجرا و مدیریت نمایید. درک درست این تفاوت، یکی از پایه‌های کلیدی برای سیستم سازی و بهینه سازی فرایندهای سازمانی است.

تعریف BPMN چیست؟

BPMN یا Business Process Model and Notation در واقع زبان مشترکی است که برای توصیف و طراحی فرایندهای کاری در سازمان‌ها به کار می‌رود. اگر بخواهیم ساده‌تر بگوییم، BPMN مانند نقشه‌ای دقیق از مسیر انجام کارها در یک کسب و کار است. با استفاده از این زبان می‌توان نشان داد هر کار توسط چه کسی، در چه زمانی و به چه روشی انجام می‌شود و در نهایت چگونه همه این مراحل به یکدیگر متصل هستند.

در اینجا، درک تفاوت BPMN و BPMS به ما نشان می‌دهد که BPMN تنها برای مدل‌سازی و تصویرسازی فرایندها به کار می‌رود و اجرای واقعی فرایند در حیطه BPMS است.

BPMN با مجموعه‌ای از نمادها و علائم استاندارد، به تحلیلگران و مدیران کمک می‌کند تا جریان کار را به شکلی شفاف و قابل‌درک ترسیم کنند؛ به‌گونه‌ای که حتی افرادی که دانش فنی ندارند هم بتوانند فرhیندها را بفهمند. مثلاً می‌توان با چند دایره و فلش ساده نشان داد که فرایند فروش از دریافت سفارش تا تحویل کالا چگونه پیش می‌رود.

مزیت اصلی BPMN در این است که باعث می‌شود همه افراد سازمان، از مدیرعامل تا کارشناس اجرایی، زبان مشترکی برای صحبت درباره فرایندها داشته باشند. این موضوع نه‌تنها درک متقابل را افزایش می‌دهد، بلکه زمینه را برای بهبود و خودکارسازی فرآیندها فراهم می‌کند.

به بیان دیگر، BPMN ابزاری برای نمایش تصویری و تحلیلی فرایندها است، نه برای اجرای آن‌ها. یعنی شما با BPMN طراحی می‌کنید، اما برای اجرای واقعی همان فرایندها به سیستم‌های مدیریتی پیشرفته‌تری مانند BPMS نیاز دارید.

تعریف BPMS چیست؟

BPMS یا Business Process Management System به‌معنای «سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار» است. اگر بخواهیم ساده‌تر بیان کنیم، BPMS نرم‌افزاری است که آنچه در مرحله‌ی طراحی با استفاده از BPMN ترسیم کرده‌اید را به شکل واقعی و اجرایی در سازمان پیاده‌سازی می‌کند.

برای درک بهتر تفاوت BPMN و BPMS باید بدانیم که BPMS در واقع مانند «مغز اجرایی» سازمان عمل می‌کند. این سیستم تمام مراحل یک فرایند را از آغاز تا پایان، به‌صورت خودکار، قابل‌کنترل و قابل‌پیگیری مدیریت می‌کند.

در محیط BPMS شما می‌توانید فرایندهای سازمان را طراحی کنید، نقش‌ها و مسئولیت‌ها را مشخص نمایید، وظایف را به افراد مختلف اختصاص دهید و در نهایت عملکرد هر مرحله را رصد کنید. به عنوان مثال، اگر در BPMN یک فرایند «تأیید فاکتور خرید» را طراحی کرده باشید، BPMS همان مدل را به یک فرایند واقعی تبدیل می‌کند که به‌صورت خودکار از کارمند مالی تا مدیر تأییدکننده جریان پیدا می‌کند.

به این ترتیب، فرق BPMN و BPMS در نقش آن‌هاست: BPMN زبان طراحی و مدل‌سازی فرایند است، در حالی که BPMS ابزار اجرایی و مدیریتی آن محسوب می‌شود. یکی به شما کمک می‌کند مسیر کار را ترسیم کنید، و دیگری همان مسیر را در بستر نرم‌افزاری اجرا می‌نماید.

در نتیجه، استفاده هم‌زمان از هر دو ابزار، سازمان را قادر می‌سازد تا از مرحله‌ی تحلیل و طراحی تا اجرا و پایش، فرایندهای خود را به شکل منسجم و کارآمد مدیریت کند. این هماهنگی، پایه‌ای محکم برای مدیریت فرایندهای کسب و کار و گامی اساسی در مسیر سیستم سازی سازمانی به شمار می‌رود.

تفاوت BPMN و BPMS؛ مقایسه ابزار طراحی و اجرا

در نگاه اول ممکن است BPMN و BPMS مفاهیمی مشابه به نظر برسند، چون هر دو در زمینه‌ی مدیریت فرایندهای کسب و کار به کار می‌روند. اما در واقع، این دو مکمل هم هستند نه جایگزین یکدیگر. شناخت تفاوت BPMN و BPMS به مدیران کمک می‌کند درک کنند هرکدام چه نقشی در مسیر طراحی تا اجرای فرایند دارند.

به بیان ساده‌تر، فرق BPMN و BPMS در این است که BPMN مانند نقشه‌ای دقیق برای درک فرایند است، در حالی که BPMS همان نقشه را به مسیر واقعی و قابل‌اجرا تبدیل می‌کند.

ابزارهای محبوب BPMN و BPMS

برای اجرای مؤثر مدیریت فرایند، انتخاب ابزار مناسب نقش بسیار مهمی دارد. ابزارهای طراحی و اجرای فرایند به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا بتوانند از مرحله‌ی مدل‌سازی تا پیاده‌سازی، فرآیندها را به شکلی دقیق، یکپارچه و قابل‌اندازه‌گیری مدیریت کنند.

در کنار ابزارهای بین‌المللی، در ایران نیز نرم‌افزارهای BPMS بومی توسعه یافته‌اند که متناسب با نیازهای سازمان‌های داخلی طراحی شده‌اند. از جمله می‌توان به فراسو BPMS، نوتاش، چارگون، فرم‌ساز فراگستر و مهسان BPMS اشاره کرد. این نرم‌افزارها به‌ویژه برای سازمان‌هایی که به دنبال پشتیبانی فارسی، هزینه‌ی کمتر و امکان بومی‌سازی فرایندها هستند، گزینه‌هایی بسیار کاربردی به شمار می‌روند.

از سوی دیگر، در سطح بین‌المللی ابزارهای متعددی برای مدل‌سازی فرایندها با استفاده از BPMN وجود دارد. یکی از شناخته‌شده‌ترین آن‌ها

Visual Paradigm است. این نرم‌افزار حرفه‌ای به تیم‌های تحلیل و مدیریت کمک می‌کند تا فرایندهای سازمان را بر اساس استاندارد BPMN طراحی، مستندسازی و به‌صورت تصویری تحلیل کنند. محیط کاربرپسند و امکانات گسترده‌ی این ابزار باعث می‌شود حتی افرادی که تخصص عمیق فنی ندارند، بتوانند فرآیندها را درک و بررسی کنند.

در واقع، همان‌طور که بارها اشاره شد، تفاوت BPMN و BPMS در نقش و هدف آن‌هاست:

• BPMN برای طراحی و مدل‌سازی دقیق فرایندها استفاده می‌شود، تا سازمان بتواند مسیر انجام کار را به‌روشنی ترسیم کند.

• BPMS اما ابزار اجرایی است که همین مدل‌ها را در محیط واقعی پیاده‌سازی کرده و جریان کار را به‌صورت خودکار و کنترل‌شده پیش می‌برد.

به بیان دیگر، فرق BPMN و BPMS مانند فرق میان نقشه‌ی یک ساختمان و اجرای واقعی آن است؛ یکی مسیر را نشان می‌دهد و دیگری آن مسیر را در عمل می‌سازد. استفاده‌ی هم‌زمان از هر دو، سازمان را قادر می‌سازد تا از طراحی تا اجرا، فرآیندها را به شکلی استاندارد، مؤثر و قابل‌پایش مدیریت کند.

ارتباط BPMN و BPMS با مدیریت فرایند

BPMN و BPMS دو عنصر کلیدی در مسیر مدیریت فرایند هستند که به‌صورت مکمل یکدیگر عمل می‌کنند. اگر بخواهیم ساده توضیح دهیم، BPMN به شما نقشه و مدل فرایندها را ارائه می‌دهد و BPMS همان مدل‌ها را در سازمان پیاده‌سازی، کنترل و بهبود می‌کند.

این ارتباط نزدیک باعث می‌شود سازمان‌ها بتوانند فرایندهای خود را از طراحی تا اجرا به شکل یکپارچه مدیریت کنند و نتایج واقعی از تغییرات و بهبودهای اعمال‌شده را اندازه‌گیری کنند. بدون درک این ارتباط، ممکن است مدل‌های فرآیندی خوبی داشته باشیم، اما اجرای مؤثری نداشته باشیم.

برای کسب اطلاعات بیشتر و درک بهتر این ارتباط، پیشنهاد می‌کنیم مقاله‌ی مدیریت فرایند چیست را مطالعه کنید.

در نهایت، باید بدانیم که فرق BPMN و BPMS تنها در ابزار و تکنیک نیست، بلکه در نوع نگاه به مدیریت فرایندهاست.

مثال واقعی از کاربرد BPMN و BPMS در کسب و کار

فرض کنید یک شرکت تولیدکننده تجهیزات الکترونیکی می‌خواهد فرایند سفارش تا تحویل محصولات خود را به شکل دقیق‌تر و کارآمدتری مدیریت کند. ابتدا تیم تحلیل و مدیریت با BPMN کل فرایند را به صورت نمودار تصویری ترسیم می‌کند. این نمودار نشان می‌دهد که سفارش مشتری چگونه دریافت می‌شود، موجودی چطور بررسی می‌شود، تولید یا آماده‌سازی کالا چگونه انجام می‌گیرد و در نهایت کالا چگونه به مشتری تحویل داده می‌شود.

مزیت استفاده از BPMN در این مرحله این است که همه افراد سازمان، از مدیر فروش تا کارکنان انبار، یک تصویر واضح از فرایند دارند. آن‌ها می‌توانند ببینند کجا ممکن است کارها کند پیش برود، کجا احتمال خطا وجود دارد و چه مراحلی نیاز به اصلاح دارد.

به عبارت دیگر، BPMN مانند نقشه راه شفاف سازمان عمل می‌کند.

بعد از طراحی مدل فرایند، نوبت به اجرای واقعی آن می‌رسد. اینجا است که BPMS وارد می‌شود. با کمک BPMS:

• هر مرحله از فرایند به‌صورت خودکار به فرد یا بخش مربوطه ارجاع داده می‌شود.

• هشدارها و یادآوری‌ها برای زمان‌بندی تولید و ارسال فعال می‌شوند.

• مدیران می‌توانند گزارش لحظه‌ای از وضعیت سفارش‌ها و زمان تحویل ببینند.

• همه مراحل به شکل استاندارد و قابل‌پایش انجام می‌شوند.

این مثال به‌خوبی نشان می‌دهد تفاوت BPMN و BPMS در چیست: اولی طراحی می‌کند، دومی اجرا. ترکیب این دو، یعنی طراحی استاندارد و اجرای هوشمند، کلید موفقیت در مدیریت فرایندهای سازمانی است.

BPMN و BPMS دو روی یک سکه مدیریت فرایند

در این مقاله دیدیم که تفاوت BPMN و BPMS در نقش آن‌ها در مدیریت فرایند است. BPMN به شما کمک می‌کند فرایندها را به شکل مدل‌های تصویری و قابل تحلیل طراحی کنید، در حالی که BPMS همان مدل‌ها را در دنیای واقعی پیاده‌سازی، کنترل و بهبود می‌کند.

فرق BPMN و BPMS در ظاهر فنی آن‌ها نیست؛ بلکه در مسیر حرکت از تفکر تا اقدام است.

برای بهره‌مندی واقعی از این دو ابزار، تنها داشتن نرم‌افزار کافی نیست؛ نیاز به آموزش و مشاوره کسب و کار در زمینه مدیریت فرایند است. با راهنمایی کارشناسان و بهره‌گیری از تجربه عملی، می‌توان مدل‌های BPMN را به BPMS منتقل کرده و فرایندها را به شکل استاندارد و خودکار اجرا کرد.

در نهایت، استفاده هوشمندانه از این دو ابزار نه تنها باعث افزایش بهره‌وری و کیفیت عملکرد سازمان می‌شود، بلکه پایه‌ای مطمئن برای بهبود مستمر و تحول دیجیتال در کسب‌وکار فراهم می‌آورد.