اکثر مدیران ناکامی‌ها و شکست‌های کاریشان را به ضعف یا سهل‌انگاری کارمندان نسبت می‌دهند و دست به دامن سیستم‌های ارزیابی عملکرد و کنترل‌های موشکافانه کارکنان می‌شوند. این کار نه تنها زمان، انرژی و هزینه زیادی می‌برد، در نهایت هم تاثیر کمی در بهبود عملکرد سازمان ایجاد میکند. جالب است بدانید که طبق نظریه آقای دکتر دمینگ:
«85 درصد مشکلات سازمان‌ها به خاطر مشکلات ساختار و فرایند‌هاست! و فقط 15 درصد آن نتیجه عملکرد کارکنان است.»
بنابراین راه‌حل اصلی برای حل مشکلات کسب و کار که زمینه‌ساز رشد و توسعه هم هست، می‌تواند تغییر از«وظیفه محوری» به «فرایند محوری» باشد. برای این تغییر به سیستم سازی کسب و کار نیاز داریم. در ادامه به چیستی و چگونگی سیستم سازی می‌پردازیم.
سیستم سازی کسب و کار چیست؟
به زبان خیلی ساده سیستم سازی کسب و کار یعنی انجام‌دادن مجموعه‌ای از اقدامات که باعث خودکارشدن کسب و کار ما می‌شود و بیشتر کارها بدون دخالت یا نظارت مدیر به درستی انجام شود. درواقع سیستم سازی کمک میکند که کارها و کنترل‌های تکراری از دوش مدیران و کارکنان برداشته و به صورت اتوماتیک انجام شود. این زمان آزادشده از کم شدن کنترل‌ها را می‌توان صرف ایده‌پردازی، خلاقیت و توسعه کسب و کار کرد.
سیستم سازی کسب و کار شامل مستندسازی و استانداردسازی گردش کار، تدوین رویه‌ها و سیاست‌ها، ساده‌سازی عملیات و افزایش بهره‌وری است. به بخش عمده‌ای از این اقدامات مدیریت فرایند در کسب و کار گفته‌می‌شود. سیستم سازی به کسب و کارها کمک میکند تا کمتر به کارکنان تکی تکیه کنند و چارچوبی ایجاد میکند که امکان مقیاس‌پذیری و رشد را فراهم میکند. پیاده‌کردن سیستم سازی در بخش‌های مهم کسب و کار مثل مدیریت، فروش، مالی، حقوقی، بازاریابی، منابع انسانی و… می‌تواند فاصله‌ی یک کسب و کار را با رقیبانش چندین برابر کند.
آیا به سیستم سازی کسب و کار نیاز دارید؟
اکثر مدیران و کارآفرینان موفق جهان، با سیستم سازی کسب و کار به خوبی آشنا هستند و به بیزنس‌شان به چشم یک سیستم نگاه می‌کنند. برای تشخیص نیاز مجموعه‌تان به سیستم سازی، کافی‌ست به این سوالات پاسخ دهید:
- آیا وقتی برای یکی دو هفته به سفر می‌روید، کسب‌وکارتان با مشکل روبرو می‌شود؟
- آیا دائما درگیر کار هستید و زمان آزاد شما کمتر از کارکنانتان است؟
- هر روز باید زمانی را صرف کنترل فعالیت‌های تیم‌هایتان کنید؟
- وقتی برنامه‌ریزی می‌کنید، وظایف مربوط به آن برنامه به‌موقع انجام نمی‌شوند؟ یا با خطا انجام می‌شوند؟
- پرسنل طبق فرایندهای مشخص کار می‌کنند یا با آزمون و خطا پیش می‌روند؟
- سیستم به شما وابسته است و حتی وقتی انجام کارها را به دیگران محول می‌کنید، برخی وظایف به خودتان برمی‌گردد؟
اگر پاسخ شما به هر یک از سوالات بالا مثبت است، سیستم سازی کسب و کارتان را به تاخیر نیندازید!
مراحل سیستم سازی کسب و کار
سیستم سازی شامل چندین مرحله برای اطمینان از اجرای جامع و موثر است. در ویدئوی زیر به طور خلاصه مسیر سیستم سازی به تصویر درآمده‌است.
در اینجا خلاصه‌ای از مراحل کلیدی سیستم سازی را آورده‌ایم:
1.شناسایی اهداف و ارزیابی مدیریت
اهداف و مقاصد سیستم سازی را به وضوح تعریف کنید. فرآیندهای کسب‌وکار، گردش کار و سیستم‌های موجود خود را ارزیابی کنید. اهداف روشنی را برای سیستم‌سازی، همسو با اهداف کلی کسب‌وکار تعیین کنید. مشخص کنید که کدام فرآیندها باید سیستمی شوند و یک جدول زمانی و بودجه برای اجرا تعیین کنید.
2.ایجاد یک تیم سیستم سازی
یک تیم اختصاصی تشکیل دهید یا افرادی از نیروهای خود را مسئول رهبری سیستم سازی کنید. این افراد باید در جریان مناسبات و تمام رویه‌های سازمان شما باشند. از طرفی داشتن روحیه‌ی منعطف، مسئولیت و همکاری بسیار کلیدی است.
3.مستندسازی فرایندهای موجود
با شناسایی فرآیندهای کلیدی در بخش‌های مختلف کسب و کار خود مانند فروش، بازاریابی، تولید، خدمات مشتری و امور مالی شروع کنید. هر فرایند را گام‌به‌گام، از جمله وظایف، مسئولیت‌ها، ورودی‌ها و خروجی‌های مربوطه مستند کنید. این یک نمای کلی از نحوه عملکرد کسب و کار شما ارائه می‌دهد.
4.استانداردکردن یا بهینه سازی فرایندها
هنگامی که فرآیندها مستند شدند، رویه‌های استانداردشده را برای هر وظیفه در آن فرآیندها ایجاد کنید. این تضمین میکند که همه مراحل یکسانی را دنبال می‌کنند و ثبات را حفظ می‌کنند. برای جلوگیری از سردرگمی و تلاش مضاعف، نقش‌ها و مسئولیت‌ها را به وضوح تعریف کنید. استانداردسازی کارایی را بالا می‌برد و امکان آموزش آسان تر کارکنان جدید را فراهم میکند.
رویه‌ها و دستورالعمل‌های استاندارد شده را برای هر فرآیند ایجاد کنید. اطمینان حاصل کنید که همه کارکنان آموزش دیده اند و با روش‌های استاندارد برای حفظ ثبات و کارایی آشنا هستند. فرآیندهای خود را ساده و استاندارد کنید تا ناکارآمدی‌ها را از بین ببرید.
5.پیاده‌سازی ابزار و استفاده از فناوری
از فناوری برای خودکارسازی و ساده‌سازی فرآیندها استفاده کنید. نرم افزار، ابزار یا سیستم‌هایی را که می‌توانند به بهینه سازی عملیات، بهبود کارایی و کاهش کار دستی کمک کنند، شناسایی کنید. به عنوان مثال، نرم افزار مدیریت پروژه، سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یا ابزارهای مدیریت موجودی. راه‌حل‌های فناوری می‌توانند وظایف تکراری را خودکار کنند، ارتباطات را تقویت و داده‌های کلیدی را برای تصمیم‌گیری بهتر ارائه دهند.
6.آموزش کارکنان
برای آموزش کارمندان در مورد رویه‌ها و فرآیندهای استاندارد، مواد آموزشی جامع، از جمله راهنماها، چک لیست‌ها و فیلم‌ها ایجاد کنید. این تضمین میکند که استخدام‌های جدید می‌توانند به سرعت به سرعت بالا بروند و کارمندان فعلی مرجعی برای پیگیری دارند. مواد آموزشی باید به راحتی در دسترس باشد و به طور منظم به روز شود تا هر گونه تغییر یا پیشرفت در فرایندهای سیستمی را منعکس کند.
7.تعیین KPI یا شاخص‌های کلیدی عملکرد
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را برای اندازه گیری اثربخشی فرآیندهای سیستماتیک خود تعریف کنید. این به شما امکان می‌دهد پیشرفت را ردیابی کنید، گلوگاه‌ها را شناسایی کنید و تصمیمات مبتنی بر داده را برای بهبود کارایی و بهره وری بگیرید. برخی KPIهای رایج عبارتند از رشد درآمد، نرخ رضایت مشتری، بهره وری کارکنان و زمان چرخه فرآیند. به طور منظم این معیارها را بررسی و تجزیه و تحلیل کنید تا زمینه‌های بهبود را شناسایی کنید.
8.ارزیابی و بهبود مستمر
به طور مستمر بر فرآیندهای سیستمی نظارت داشته باشید و بازخورد را از کارکنان و ذینفعان جمع‌آوری کنید. به طور منظم معیارهای عملکرد را بررسی کنید و زمینه‌های بهبود را شناسایی کنید. و اعمال تغییرات یا تنظیمات برای افزایش کارایی، کیفیت و بهره وری را جدی بگیرید.
بهترین روش سیستم سازی کسب و کار
ما در کلینیک کسب و کار رستا به واسطه همکاری با مشاغل متنوع و درک نیاز و دغدغه‌های صاحبین کسب و کار، دو روش سیستم سازی برای کسب و کارها طراحی کردیم. ما این دو روش جامع را برای اجرای سیستم سازی کسب و کار متناسب با نیازها و اهداف منحصربه‌فرد سازمان شما پیشنهاد می‌کنیم:
روش اول: مشاوره سیستم سازی
خدمات مشاوره ما به شما راهنمایی‌ها و استراتژی‌های دانش محور را ارائه می‌دهد تا کسب و کار خود را به طور موثر سیستم کنید. ما ارزیابی‌های عمیق انجام می‌دهیم، زمینه‌های بهبود را شناسایی می‌کنیم و برای ساده‌سازی عملیات‌ها به شما راهکار می‌دهیم.
این روش اقتصادی‌تر است اما نیازمند تیم سیستم سازی در سازمان شماست که زمینه‌ی دانش سیستم سازی را داشته باشند. ما به عنوان مشاور به شما کمک می‌کنیم تا پیچیدگی‌های سیستم‌سازی را مدیریت کنید و سیستم‌های خود را با اهداف کلی کسب‌وکارتان هماهنگ کنید. با خدمات مشاوره ما، دانش و تخصص لازم برای رشد پایدار و به حداکثر رساندن پتانسیل کسب و کار خود را به دست می‌آورید. در این روش پیاده‌سازی سیستم‌های طراحی‌شده برعهده‌ی سازمان شماست.
روش دوم: اجرای سیستم سازی
روش دیگر، خدمات پیاده‌سازی و اجرای سیستم سازی در کسب و کار است. این روش عملی‌تر، شما را از تئوری به واقعیت می‌رساند. ما از نزدیک با تیم شما کار می‌کنیم و از تخصص‌مان در ساخت سیستم و بهینه‌سازی فرایند برای پیاده‌سازی سیستم‌های قوی که با نیازهای منحصر به فرد شما همسو هستند استفاده می‌کنیم. ما اجرای یکپارچه سیستم‌ها را تضمین می‌کنیم، اختلالات را به حداقل می‌رسانیم و آموزش و پشتیبانی جامع را برای توانمندسازی کارکنان شما برای استفاده موثر از سیستم‌های جدید ارائه می‌دهیم.
با خدمات پیاده‌سازی و اجرای ما، می‌توانید بر فعالیت‌های اصلی کسب‌وکار خود تمرکز کنید، در حالی که ما عملیات شما را برای افزایش کارایی و رشد تغییر می‌دهیم. این روش به نسبت روش مشاوره تضمین‌شده‌تر است و برای سازمان‌های بزرگ مناسب‌تر است.
اما بهترین روش سیستم سازی کسب و کار متناسب با شرایط سازمان شما تعریف می‌شود. شما می‌توانید بر اساس نیازها، بودجه و تیم حاضر در سازمان خود روش مناسب خود را انتخاب کنید.
حوزه‌های همکاری ما
یکی از عوامل موثر در سیستم سازی حرفه‌ای، داشتن تجربه در صنایع مختلف است. هر صنعت متناسب با فرایندها و شیوه‌ی انجام کارها، ویژگی‌های خاص خود را دارد. تجربه در مشاغل مختلف کمک میکند تا فرایندها سریع‌تر شناسایی شوند. با تجربه در صنایع مختلف می‌تواند به کشف ریسک‌های بالقوه و داشتن استراتژی مدیریت ریسک کمک کند. این دانش منجربه کاهش عدم قطعیت و تصمیم‌گیری آگاهانه می‌شود. در تصویر پایین حوزه‌های همکاری ما را می‌توانید مشاهده کنید.
کسب و کار شما بعد از سیستم سازی
پس از سیستم سازی کسب و کارتان، مجموعه شما دستخوش تغییرات و بهبودهای قابل توجهی خواهد شد. در اینجا برخی از نتایج احتمالی وجود دارد:
- سازماندهی مجموعه: سیستم سازی کسب و کار شما ساختار و سازماندهی را به مجموعه شما می‌آورد. این کار مکان‌یابی و ردیابی موارد را آسان‌تر میکند و کارایی کلی را بهبود می‌بخشد. این سازماندهی‌ها تا 70 درصد وقت شما را آزاد میکند تا به مسائل استراتژیک و تصمیم‌گیری‌های مهم سازمان بپردازید.
- پایگاه داده متمرکز: یک پایگاه داده متمرکز ایجاد می‌شود تا تمام اطلاعات مربوط به مجموعه خود را ذخیره کنید. این پایگاه داده می‌تواند شامل جزئیاتی مثل توضیحات اقلام، قیمت، شرایط، تاریخ خرید و ترجیحات مشتری باشد. داشتن یک سیستم متمرکز دسترسی و به‌روزرسانی اطلاعات را آسان‌تر میکند و تصمیم‌گیری و خدمات مشتری را بهبود می‌بخشد.
- اتوماسیون و یکپارچه‌سازی فناوری: سیستم سازی اغلب شامل استفاده از اتوماسیون و یکپارچه‌سازی راه‌حل‌های فناوری است. این راه‌حل‌ها امکان خودکارکردن کارهای تکراری مانند به‌روزرسانی موجودی، محاسبات قیمت‌گذاری یا انجام سفارش به وجود می‌آورد. ترکیب با بازارهای آنلاین، درگاه‌های پرداخت، یا ارائه‌دهندگان حمل‌ونقل می‌تواند عملیات را ساده کرده و رضایت مشتری را بهبود بخشد.
- تصمیم گیری مبتنی بر داده: یک رویکرد سیستماتیک، داده‌های ارزشمندی را در مجموعه شما تولید میکند. با تجزیه و تحلیل روند فروش، ترجیحات مشتری و سایر معیارها، می‌توانید تصمیمات مبتنی بر داده بگیرید. این شامل بهینه‌سازی استراتژی‌های قیمت‌گذاری، شناسایی اقلام محبوب و تطبیق مجموعه شما برای پاسخگویی به تقاضای بازار است.
- در نهایت، سیستماتیک‌کردن کسب و کار شما ساختار، کارایی و مقیاس‌پذیری را برای مجموعه شما به ارمغان می‌آورد. این به شما امکان می‌دهد تا موجودی را به طور موثر مدیریت کنید، تجربه مشتری را بهبود بخشید و تصمیمات تجاری آگاهانه بگیرید.
