برای تضمین دوام کسب و کار، همین امروز سیستم سازی را شروع کنید.
برای تضمین دوام کسب و کارتان، همین امروز سیستم سازی را شروع کنید.
اکثر مدیران ناکامی‌ها و شکست‌های کاریشان را به ضعف یا سهل‌انگاری کارمندان نسبت می‌دهند و دست به دامن سیستم‌های ارزیابی عملکرد و کنترل‌های موشکافانه کارکنان می‌شوند. این کار نه تنها زمان، انرژی و هزینه زیادی می‌برد، در نهایت هم تاثیر کمی در بهبود عملکرد سازمان ایجاد میکند. جالب است بدانید که طبق نظریه آقای دکتر دمینگ:
بنابراین راه‌حل اصلی برای حل مشکلات کسب و کار که زمینه‌ساز رشد و توسعه هم هست، می‌تواند تغییر از «وظیفه محوری» به «فرایند محوری» باشد. برای این تغییر به سیستم سازی کسب و کار نیاز داریم. در ادامه به چیستی و چگونگی سیستم سازی می‌پردازیم.
سیستم سازی کسب و کار چیست؟
به زبان خیلی ساده سیستم سازی کسب و کار یعنی انجام‌دادن مجموعه‌ای از اقدامات که باعث خودکارشدن کسب و کار ما می‌شود و بیشتر کارها بدون دخالت یا نظارت مدیر به درستی انجام شود. درواقع سیستم سازی کمک میکند که کارها و کنترل‌های تکراری از دوش مدیران و کارکنان برداشته و به صورت اتوماتیک انجام شود. این زمان آزادشده از کم شدن کنترل‌ها را می‌توان صرف ایده‌پردازی، خلاقیت و توسعه کسب و کار کرد.
سیستم سازی کسب و کار شامل مستندسازی و استانداردسازی گردش کار، تدوین رویه‌ها و سیاست‌ها، ساده‌سازی عملیات و افزایش بهره‌وری است. به بخش عمده‌ای از این اقدامات مدیریت فرایند در کسب و کار گفته می‌شود. سیستم سازی به کسب و کارها کمک میکند تا کمتر به کارکنان تکیه کنند و چارچوبی ایجاد میکند که امکان مقیاس‌پذیری و رشد را فراهم میکند. پیاده‌کردن سیستم سازی در بخش‌های مهم کسب و کار مثل مدیریت، فروش، مالی، حقوقی، بازاریابی، منابع انسانی و… می‌تواند فاصله‌ی یک کسب و کار را با رقیبانش چندین برابر کند.
به سیستم سازی نیاز دارید؟
اکثر مدیران و کارآفرینان موفق جهان، با سیستم سازی کسب و کار به خوبی آشنا هستند و به بیزنس‌شان به چشم یک سیستم نگاه می‌کنند. برای تشخیص نیاز مجموعه‌تان به سیستم سازی، کافیست به این سوالات پاسخ دهید:
آیا وقتی برای یکی دو هفته به سفر می‌روید، کسب و کارتان با مشکل روبرو می‌شود؟
آیا دائما درگیر کار هستید و زمان آزاد شما کمتر از کارکنانتان است؟
هر روز باید زمانی را صرف کنترل فعالیت‌های تیم‌هایتان کنید؟
وقتی برنامه‌ریزی می‌کنید، وظایف به‌موقع انجام نمی‌شوند؟ یا با خطا انجام می‌شوند؟
پرسنل با فرایندهای مشخص کار نمی‌کنند و با آزمون و خطا پیش می‌روند؟
سیستم به شما وابسته است و وقتی کارها را به دیگران محول می‌کنید، وظایف به خودتان برمی‌گردد؟
اگر پاسخ شما به هر یک از سوالات بالا مثبت است، سیستم سازی کسب و کارتان را به تاخیر نیندازید!
کلینیک کسبوکار رستا تنها مجموعه‌ای است که اجرای صفر تا صد سیستم‌سازی را به عهده می‌گیرد و نتیجه را تضمین میکند.
کلیه‌ی پروژه‌های سیستم سازی توسط تیم اجرایی کلینیک کسب و کار رستا انجام می‌شود.
جهت ورود به وبسایت و مشاهده جزئیات پروژه‌ها کلیک کنید.
کلیه‌ی پروژه‌های سیستم سازی درقالب فعالیت کلینیک کسب و کار رستا انجام می‌شود.
جهت ورود به وبسایت و مشاهده جزئیات پروژه‌ها کلیک کنید.
مراحل سیستم سازی کسب و کار
اگر بخواهیم سیستم سازی را بصورت جامع و موثر در سازمان خود پیاده کنیم، باید مراحلی را طی کنیم و در هر مرحله کیفیت اجرا را بسنجیم. در این ویدئو، به طور خلاصه مسیر سیستم سازی به تصویر درآمده‌است. سعی کردیم این مسیر را بصورت جامع و در عین حال ساده بیان کنیم تا بتوانید با الگوبرداری از آن، سیستم کسب و کار خود را پایه‌ریزی کنید.
اهداف و مقاصد سیستم سازی را به وضوح تعریف کنید. فرآیندهای کسبوکار، گردش کار و سیستم‌های موجود خود را ارزیابی کنید. اهداف روشنی را برای سیستم‌سازی، همسو با اهداف کلی کسبوکار تعیین کنید. مشخص کنید که کدام فرآیندها باید سیستمی شوند و یک جدول زمانی و بودجه برای اجرا تعیین کنید.
یک تیم اختصاصی تشکیل دهید یا افرادی از نیروهای خود را مسئول رهبری سیستم سازی کنید. این افراد باید در جریان مناسبات و تمام رویه‌های سازمان شما باشند. از طرفی داشتن روحیه‌ی منعطف، مسئولیت و همکاری بسیار کلیدی است.
با شناسایی فرآیندهای کلیدی در بخش‌های مختلف کسب و کار خود مانند فروش، بازاریابی، تولید، خدمات مشتری و امور مالی شروع کنید. هر فرایند را گام‌به‌گام، از جمله وظایف، مسئولیت‌ها، ورودی‌ها و خروجی‌های مربوطه مستند کنید. این یک نمای کلی از نحوه عملکرد کسب و کار شما ارائه می‌دهد.
هنگامی که فرآیندها مستند شدند، سعی کنید با الگوبرداری از نمونه‌های استاندارد یا تشکیل اتاق فکر و مشورت گرفتن، نقاط پرت را شناسایی و آنها را رفع کنید. کارهایی که باعث اتلاف زمان، انرژی یا پول می‌شود و دوباره‌کاری‌ها را حذف کنید و به نقاط حساس فرآیند کنترل‌هایی اضافه کنید تا از بروز مشکل در فرآیندهای دیگر یا در آینده جلوگیری کنند.
از تکنولوژی برای خودکارسازی فرآیندها استفاده کنید. نرم افزار، ابزار یا سیستم‌هایی را که می‌توانند به بهبود کارایی و کاهش کار دستی کمک کنند، شناسایی کنید. به عنوان مثال، نرم افزار مدیریت پروژه، سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یا ابزارهای مدیریت وظایف. نرم‌افزارها می‌توانند وظایف تکراری را خودکار کنند و گزارشات مطلوبی برای تصمیم‌گیری بهتر ارائه دهند.
برای آموزش کارمندان در مورد رویه‌ها و فرآیندهای استاندارد، مواد آموزشی جامع، از جمله راهنماها، چک لیست‌ها و فیلم‌ها ایجاد کنید. این تضمین میکند که استخدام‌های جدید می‌توانند به سرعت به سرعت بالا بروند و کارمندان فعلی مرجعی برای پیگیری دارند. مواد آموزشی باید به راحتی در دسترس باشد و به طور منظم به روز شود تا هر گونه تغییر یا پیشرفت در فرایندهای سیستمی را منعکس کند.
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را برای اندازه گیری اثربخشی فرآیندهای سیستماتیک خود تعریف کنید. با KPI می‌توانید پیشرفت را ردیابی کنید، گلوگاه‌ها را شناسایی کنید و تصمیمات مبتنی بر واقعیت را برای بهبود کارایی و بهره‌وری بگیرید. KPIهایی مثل رشد درآمد، نرخ رضایت مشتری، بهره وری کارکنان. به طور منظم این معیارها را بررسی کنید تا نقاط بهبود را شناسایی کنید.
به طور مستمر بر فرآیندهای سیستمی نظارت داشته باشید و بازخورد را از کارکنان و ذینفعان جمع‌آوری کنید. به طور منظم معیارهای عملکرد را بررسی کنید و زمینه‌های بهبود را شناسایی کنید. و اعمال تغییرات یا تنظیمات برای افزایش کارایی، کیفیت و بهره وری را جدی بگیرید.
شناسایی اهداف و ارزیابی مدیریت
اهداف و مقاصد سیستم سازی را به وضوح تعریف کنید. فرآیندهای کسبوکار، گردش کار و سیستم‌های موجود خود را ارزیابی کنید. اهداف روشنی را برای سیستم‌سازی، همسو با اهداف کلی کسبوکار تعیین کنید. مشخص کنید که کدام فرآیندها باید سیستمی شوند و یک جدول زمانی و بودجه برای اجرا تعیین کنید.
ایجاد یک تیم سیستم سازی
یک تیم اختصاصی تشکیل دهید یا افرادی از نیروهای خود را مسئول رهبری سیستم سازی کنید. این افراد باید در جریان مناسبات و تمام رویه‌های سازمان شما باشند. از طرفی داشتن روحیه‌ی منعطف، مسئولیت و همکاری بسیار کلیدی است.
مستندسازی فرایندهای موجود
با شناسایی فرآیندهای کلیدی در بخش‌های مختلف کسب و کار خود مانند فروش، بازاریابی، تولید، خدمات مشتری و امور مالی شروع کنید. هر فرایند را گام‌به‌گام، از جمله وظایف، مسئولیت‌ها، ورودی‌ها و خروجی‌های مربوطه مستند کنید. این یک نمای کلی از نحوه عملکرد کسب و کار شما ارائه می‌دهد.
استانداردکردن یا بهینه سازی فرایندها
هنگامی که فرآیندها مستند شدند، سعی کنید با الگوبرداری از نمونه‌های استاندارد یا تشکیل اتاق فکر و مشورت گرفتن، نقاط پرت را شناسایی و آنها را رفع کنید. کارهایی که باعث اتلاف زمان، انرژی یا پول می‌شود و دوباره‌کاری‌ها را حذف کنید و به نقاط حساس فرآیند کنترل‌هایی اضافه کنید تا از بروز مشکل در فرآیندهای دیگر یا در آینده جلوگیری کنند.
پیاده‌سازی ابزار و استفاده از فناوری
از تکنولوژی برای خودکارسازی فرآیندها استفاده کنید. نرم افزار، ابزار یا سیستم‌هایی را که می‌توانند به بهبود کارایی و کاهش کار دستی کمک کنند، شناسایی کنید. به عنوان مثال، نرم افزار مدیریت پروژه، سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یا ابزارهای مدیریت وظایف. نرم‌افزارها می‌توانند وظایف تکراری را خودکار کنند و گزارشات مطلوبی برای تصمیم‌گیری بهتر ارائه دهند.
آموزش کارکنان
برای آموزش کارمندان در مورد رویه‌ها و فرآیندهای استاندارد، مواد آموزشی جامع، از جمله راهنماها، چک لیست‌ها و فیلم‌ها ایجاد کنید. این تضمین میکند که استخدام‌های جدید می‌توانند به سرعت به سرعت بالا بروند و کارمندان فعلی مرجعی برای پیگیری دارند. مواد آموزشی باید به راحتی در دسترس باشد و به طور منظم به روز شود تا هر گونه تغییر یا پیشرفت در فرایندهای سیستمی را منعکس کند.
تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را برای اندازه گیری اثربخشی فرآیندهای سیستماتیک خود تعریف کنید. با KPI می‌توانید پیشرفت را ردیابی کنید، گلوگاه‌ها را شناسایی کنید و تصمیمات مبتنی بر واقعیت را برای بهبود کارایی و بهره‌وری بگیرید. KPIهایی مثل رشد درآمد، نرخ رضایت مشتری، بهره وری کارکنان. به طور منظم این معیارها را بررسی کنید تا نقاط بهبود را شناسایی کنید.
ارزیابی و بهبود مستمر
به طور مستمر بر فرآیندهای سیستمی نظارت داشته باشید و بازخورد را از کارکنان و ذینفعان جمع‌آوری کنید. به طور منظم معیارهای عملکرد را بررسی کنید و زمینه‌های بهبود را شناسایی کنید. و اعمال تغییرات یا تنظیمات برای افزایش کارایی، کیفیت و بهره وری را جدی بگیرید.
بهترین راه سیستم سازی کسب و کار
ما در کلینیک کسب و کار رستا به واسطه همکاری با مشاغل متنوع و درک نیاز و دغدغه‌های صاحبین کسب و کار، دو روش سیستم سازی برای کسب و کارها طراحی کردیم. ما این دو روش جامع را برای اجرای سیستم سازی کسب و کار متناسب با نیازها و اهداف منحصربه‌فرد سازمان شما پیشنهاد می‌کنیم:
روش اول: مشاوره سیستم سازی
خدمات مشاوره ما به شما راهنمایی‌ها و استراتژی‌های دانش محور را ارائه می‌دهد تا کسب و کار خود را به طور موثر سیستم کنید. ما ارزیابی‌های عمیق انجام می‌دهیم، زمینه‌های بهبود را شناسایی می‌کنیم و برای ساده‌سازی عملیات‌ها به شما راهکار می‌دهیم.
این روش اقتصادی‌تر است اما نیازمند تیم سیستم سازی در سازمان شماست که زمینه‌ی دانش سیستم سازی را داشته باشند. ما به عنوان مشاور به شما کمک می‌کنیم تا پیچیدگی‌های سیستم‌سازی را مدیریت کنید و سیستم‌های خود را با اهداف کلی کسب‌وکارتان هماهنگ کنید. با خدمات مشاوره ما، دانش و تخصص لازم برای رشد پایدار و به حداکثر رساندن پتانسیل کسب و کار خود را به دست می‌آورید. در این روش پیاده‌سازی سیستم‌های طراحی‌شده برعهده‌ی سازمان شماست.
روش دوم: اجرای صفر تا صد سیستم سازی
روش دیگر، خدمات پیاده‌سازی و اجرای سیستم سازی در کسب و کار است. این روش عملی‌تر، شما را از تئوری به واقعیت می‌رساند. ما از نزدیک با تیم شما کار می‌کنیم و از تخصص‌مان در ساخت سیستم و بهینه‌سازی فرایند برای پیاده‌سازی سیستم‌های قوی که با نیازهای منحصر به فرد شما همسو هستند استفاده می‌کنیم. ما اجرای یکپارچه سیستم‌ها را تضمین می‌کنیم، اختلالات را به حداقل می‌رسانیم و آموزش و پشتیبانی جامع را برای توانمندسازی کارکنان شما برای استفاده موثر از سیستم‌های جدید ارائه می‌دهیم.
با خدمات پیاده‌سازی و اجرای ما، می‌توانید بر فعالیت‌های اصلی کسبوکار خود تمرکز کنید، در حالی که ما عملیات شما را برای افزایش کارایی و رشد تغییر می‌دهیم. این روش به نسبت روش مشاوره تضمین‌شده‌تر است و برای سازمان‌های بزرگ مناسب‌تر است.
اما بهترین روش سیستم سازی کسب و کار متناسب با شرایط سازمان شما تعریف می‌شود. شما می‌توانید بر اساس نیازها، بودجه و تیم حاضر در سازمان خود روش مناسب خود را انتخاب کنید.
برخی مدیرانی که سیستم سازی را با ما تجربه کرده‌اند
حوزه‌های همکاری ما
یکی از عوامل موثر در سیستم سازی حرفه‌ای، داشتن تجربه در صنایع مختلف است. هر صنعت متناسب با فرایندها و شیوه‌ی انجام کارها، ویژگی‌های خاص خود را دارد.
تجربه در مشاغل مختلف کمک میکند تا فرایندها سریع‌تر شناسایی شوند. با تجربه در صنایع مختلف می‌تواند به کشف ریسک‌های بالقوه و داشتن استراتژی مدیریت ریسک کمک کند. این دانش منجربه کاهش عدم قطعیت و تصمیم‌گیری آگاهانه می‌شود. در تصویر پایین حوزه‌های همکاری ما را می‌توانید مشاهده کنید.
مشاور و راهبر ارشد پروژه‌ها:
- دانش‌آموخته دکترای مدیریت عالی کسبوکار DBA
- متخصص سیستم سازی کسبوکار و مدیریت فرایند
- مؤسس کلینیک کسبوکار رستا
- مشاور رسمی سازمان نظام صنفی امور رایانه اصفهان
- تأیید صلاحیت شده از موسسه CQM در معماری و مدیریت فرایند
- طراح سامانه‌های نرم‌افزاری مدیریت کسبوکار
برای خلق فرصت توسعه و رشد کسب و کارتان، همین امروز سیستم سازی را شروع کنید.
اگر هنوز تردید دارید، استفاده از جلسه مشاوره به شما پیشنهاد می‌دهیم!
سازمان‌های همراه ما
