فرایند به زبان ساده یعنی مجموعهای از فعالیتها یا کارها که به ترتیب مشخص انجام میشوند تا به یک هدف یا نتیجه مشخص برسند.
در سازمانها، هر کاری که انجام میشود، بخشی از یک فرایند است؛ از پاسخ به مشتری گرفته تا تولید محصول و ارائه خدمات.
فرایندها کمک میکنند که کارها قابل پیشبینی، شفاف و قابل تکرار باشند. بدون فرایند، کارها بیشتر به افراد و حافظه آنها وابستهاند و نتیجه هر بار ممکن است متفاوت باشد.
اهمیت فرایند در سازمانها
فرایندها، پایهایترین ابزار برای مدیریت و سیستم سازی سازمانها هستند. وقتی فرایندها شفاف و مشخص باشند:
کیفیت خروجیها قابل پیشبینی است.
وابستگی به افراد کاهش پیدا میکند.
تصمیمگیریها سریعتر و دقیقتر انجام میشود.
منابع سازمان بهینه استفاده میشود.
امکان اتوماسیون و بهبود مستمر فراهم میشود.
هر پروژه موفق سیستم سازی، ابتدا با شناسایی و تحلیل فرایندها شروع میشود.
انواع فرایندها
فرایندها در سازمانها معمولاً به سه دسته تقسیم میشوند:
فرایندهای اصلی:
فعالیتهایی که مستقیماً به تولید محصول یا ارائه خدمت مرتبط هستند. مثال: تولید، فروش، خدمات پس از فروش.فرایندهای پشتیبانی:
فعالیتهایی که فرایندهای اصلی را پشتیبانی میکنند اما به طور مستقیم خروجی برای مشتری ایجاد نمیکنند. مثال: منابع انسانی، فناوری اطلاعات، مالی و حسابداری.فرایندهای مدیریتی:
فعالیتهایی که مدیریت و کنترل سازمان را بر عهده دارند. مثال: برنامهریزی استراتژیک، کنترل کیفیت و ارزیابی عملکرد.
برای درک بهتر و ملموستر مفهوم فرایند، مثال عملی و مرحلهبهمرحله در ویدئو زیر توضیح داده شده است.
این ویدئو کمک میکند تا مفهوم فرایند هم به صورت نظری، هم عملی دیده شود.
ویژگیها و اجزای اصلی فرایند
هر فرایند چند ویژگی اساسی دارد:
شروع و پایان مشخص – فرایند از نقطهای آغاز و به یک خروجی مشخص ختم میشود.
مراحل یا فعالیتهای منظم – کارها به ترتیب و طبق برنامه انجام میشوند.
ورودی و خروجی مشخص – هر فرایند با ورودی مشخص شروع و با خروجی مشخص پایان مییابد.
مسئولیت مشخص – هر مرحله یک مسئول دارد که نتیجه آن مرحله را تضمین میکند.
قابل اندازهگیری و پایش – فرایند باید قابل سنجش باشد تا بتوان آن را بهبود داد.
ارزشآفرینی برای مشتری یا سازمان – فرایند باید نتیجهای ایجاد کند که ارزش واقعی داشته باشد.
مزایای شناسایی و مدیریت فرایندها
شناخت و مدیریت فرایندها مزایای متعددی دارد:
کاهش خطاها و دوبارهکاری
افزایش سرعت و بهرهوری
شفافیت در نقشها و مسئولیتها
امکان سنجش عملکرد و بهبود مستمر
پایهای برای اتوماسیون و دیجیتالی کردن سازمان
نکات کاربردی برای شروع
برای شروع مدیریت فرایند در سازمان میتوان این مراحل را دنبال کرد:
شناسایی فرایندهای موجود
تحلیل وضعیت فعلی و مشکلات فرایندها
طراحی فرایندهای بهبود یافته
تعریف شاخصهای عملکرد و پایش فرایند
اجرای بهبودها و بازبینی مستمر
با طی کردن این مراحل، سازمان میتواند کارها را بدون وابستگی به افراد خاص، قابل پیشبینی و با کیفیت ثابت انجام دهد.
