کاربرد اصلی طراحی گردش کار، شفاف سازی روش انجام کار برای پیاده سازی قواعد و فرم های آن در سیستم نرم افزاری است.
اما در بعضی موارد که سازمان محدودیت زمان یا بودجه دارد، یا کسب و کار تازه تأسیس است و مدیران ترجیح میدهند فرایندها مدتی بصورت دستی انجام شوند و بعد با درک صحیح تری مکانیزه شوند، میتوان گردش کارها را طراحی کرد و نتیجه را در قالب دستورالعمل ها و فرم های کاغذی استفاده کرد.
در هر دو صورت، شفافیت در روش انجام کار باعث بهبود عملکرد، پیش گیری از خطا، بهره وری پرسنل و جمع آوری اطلاعات کاربردی برای گزارش گیری و کنترل کارها میشود.