کاربرد اصلی طراحی گردش کار، شفاف سازی روش انجام کار برای پیاده سازی قواعد و فرم های اون در سیستم نرم افزاریه.
اما در بعضی موارد که سازمان محدودیت زمان یا بودجه داره، یا کسب و کار تازه تأسیسه و مدیران ترجیح میدن فرایندها یه مدتی بصورت دستی انجام بشن و بعد با درک صحیح تری مکانیزه بشن، میشه گردش کارها رو طراحی کرد و نتیجه رو در قالب دستورالعمل ها و فرم های کاغذی استفاده کرد.
در هر دو صورت، شفافیت در روش انجام کار باعث بهبود عملکرد، پیش گیری از خطا، بهره وری پرسنل و جمع آوری اطلاعات کاربردی برای گزارش گیری و کنترل کارها میشه.