تا به حال شده وارد کاری شوید که از آن سر در نمی‌آورید و فرآیندش را نمی‌شناسید. در این صورت خطای ما بالا می‌رود و ممکن است کار را اشتباه انجام دهیم. ما برای بهینه کار کردن نیاز به یک راهنما و نقشه داریم که گردش کار (Workflow) را مشخص کند. گردش کار، فرایندها و توالی اقداماتی که برای تولید محصول، ارائه‌ی خدمات یا سیستم نرم افزاری نیاز است را تعیین می‌کند. در این مطلب به سوال گردش کار چیست پاسخ خواهیم داد.
تعریف گردش کار
گردش کار سیستمی مدیریتی است که فرآیندها و ترتیب وظایف را طراحی می‌کند. در پروسه‌ی کاری بعضی اقدامات پیش‌نیاز یک عمل دیگر است و اگر کارها به ترتیب صورت نگیرد هزینه و زمان زیادی هدر می‌رود. با کمک گردش کار به حالتی بهینه دست می‌یابیم که طبق آن عمل کنیم. این فرآیندها تنها مخصوص تولید محصول نیست. برای طراحی یک نرم افزار هم باید توالی اقدامات واضح و کاربردی باشد تا تجربه‌ی کاربری خوبی رقم بخورد.
برای نمایش گردش کار از ابزارهایی مثل نقشه‌های فرآیند و فلوچارت‌ها استفاده می‌شود. فلوچارت اشکال هندسی است که به وسیله‌ی رابط‌ها ارتباط و توالی فرآیندها را مشخص می‌کند. این نقشه‌ها اطلاعات فرآیندها را مستندسازی می‌کند و به عنوان راهنما از آن استفاده می‌شود. اگر می‌خواهید گردش کار خودکاری داشته باشید نرم‌افزارها این کار را انجام می‌دهند. ابزارهای خودکار با استاندار پیش می‌روند و برای کامل شدن یک مرحله و رفتن به مرحله‌ی بعد تصمیم می‌گیرند. نرم افزارهای مدیریت گردش کار دو جنبه مهم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یعنی مستندسازی و مدل سازی فرآیند کسب و کار را ارائه می‌دهند. در ادامه به مزیت‌های این سیستم می‌پردازیم.
مزایای گردش کار و مدیریت فرآیند کسب و کار
با استفاده از سیستم‌های خودکار یا استراتژی‌های تحلیلی رسمی برای بهبود گردش کار در یک شرکت، ذی‌نفعان می‌توانند مزایای زیادی را مشاهده کنند، از جمله:
- تصمیم‌گیری بهتر (داده محور و منطقی)
- کاهش هزینه‌ها و ریسک‌ها
- فرآیندهای عملیاتی سریع‌تر
- درک عمیق‌تر کارکنان از فرآیندها
- تجارب بهتر مشتری‌ها
- یکپارچگی برنامه‌ها و سیستم‌ها
- حذف وظایف خسته‌کننده و تکراری که باعث تمرکز بیشتر کارمندان بر کارهای خلاقانه می‌شود.
انواع گردش کار
- گردش کار فرآیندی (Process Workflow)
- گردش کار موردی (Case Workflow)
- گردش کار پروژه‌ای (Project Workflow)
هر کسب و کار با توجه به نوع کارش از یکی از انواع گردش کار استفاده می‌کند. در ادامه خواهیم دید که انواع اصلی گردش کار چیست و هرکدام چه کاربردی دارند.
گردش کار فرآیندی
وقتی قبل از شروع کار وظایف تکراری و قابل پیش‌بینی باشند از این گردش کار فرآیندی استفاده می‌شود. گردش کار فرآیندی در کسب‌وکارها برای رسیدگی به تعداد نامحدودی از وظایف به کار می‌رود.
مثلاً برای یک فروشگاه اینترنتی گردش کار تایید درخواست خرید به طور روزانه بارها و بارها انجام می‌شود. برای همین نیاز به یک گردش کار فرآیندی داریم که با سرعت و کارایی بالایی پردازش شود.
گردش کار موردی
در گردش کار موردی ممکن است مسیر تکمیل وظایف را از همان ابتدا ندانیم. در این نوع فرآیند با شروع کار داده‌ی بیشتری به دست می‌آوریم و مسیر را کامل می‌کنیم. سفارش غذا در رستوران که بسته به تقاضاها متفاوت هستند، می‌تواند نمونه خوبی از گردش کار موردی باشند. از همان ابتدا مشخص نیست که مشتری چه تقاضایی دارد و هر مورد فرآیند آماده‌سازی متفاوتی دارد.
برای اجرای گردش کار موردی به یک انسان یا ماشین فوق هوشمند نیاز داریم. تعداد فرآیندهای قابل اجرا از طریق این گردش کار محدود است.
گردش کار پروژه‌ای
هر پروژه از مجموعه فعالیت و مسیر تشکیل شده است. مثلاً می‌توان راه‌اندازی پیج اینستاگرام برای کسب و کار را یک پروژه در نظر گرفت. شما می‌توانید وظایف موردنیاز را به ترتیب پیش‌بینی کنید. اما در طول مسیر انجام ممکن است ایده‌ها تغییر کنند یا وظایف جدید ایجاد شود. گردش کار پروژه‌ای معمولاً فقط برای یک پروژه خوب است.
گردش کار به روش های مختلفی دسته بندی می شود. در سطح پایه، یکی دیگر از رویکردهای گروه بندی، دو دسته‌ی کلی زیر است:
- موازی
- متوالی
متوالی
به گردش کاری متوالی می‌گوییم که وظایف پشت سر هم تکمیل می‌شوند تا کار بعدی به جریان بیفتد. تحقیقات بازار معمولاً یک گردش کار متوالی دارد، جایی که مرحله‌ی جدید بعد از اتمام مرحله‌ی قبل شروع می‌شود. در تحقیقات بازار نمی‌توان قبل از پایان جمع‌آوری داده‌ها به پردازش آن‌ها پرداخت.
موازی
در این فرآیند یک سری مراحل به طور همزمان انجام می‌شود و شروع فعالیت جدید به تکمیل کار قبلی وابسته نیست. برای مثال گردش کار ساخت ساختمان اغلب رویکردی موازی دارد زیرا بسیاری از وظایف مورد نیاز از لوله‌کشی تا برق‌کشی می‌توانند به طور همزمان انجام شوند. در این نوع گردش کار فعالیت‌هایی هم وجود دارد که در انتظار انجام پیش نیازشان باید بمانند.
چرا گردش کار مهم است؟
تا اینجا در مورد تعریف و انواع گردش کار صحبت کردیم. استفاده از این رویکرد بسیاری از فرآیندها را بهینه می‌کند. تمام پروژه‌ها و کارها را می‌توان به مجموعه‌ای از اقدام تقسیم کرد. الزاما کارها نباید تولیدی باشند، ارائه‌ی خدمت را نیز می‌توان به شکل فرآیند درنظر گرفت. گاهی این فرآیندها به شکل دیجیتال هستند مثل کار با اپلیکیشن‌ها خدمتی را ارائه می‌دهند. پس گردش کار در هر نوع فعالیت مهم و ضروری است. در مقاله‌ی «چگونه گردش کار را بهینه کنی؟» به روش استفاده از این ابزار در جهت بهینه کردن فرآیندها می‌پردازیم.
