در جهان صنعتی بهره وری اغلب به عنوان مهمترین عامل موفقیت و یکی از خروجی‌های مهم سیستم سازی کسب و کار شناخته می‌شود. در این میان کنار بهره وری، اصطلاحاتی مانند کارایی و اثربخشی اغلب به طور متداول با هم ترکیب می‌شوند، که ابهام ایجاد می‌کنند. برای تسلط بر بهره وری، ضروری است که جزئیات کارایی و اثربخشی را درک کرده و با شناخت هر کدام بدانیم که چگونه به دستاوردهای ما کمک می‌کنند. در این مطلب به تفاوت‌ها، نحوه محاسبه‌ و تعریف سه مفهوم کارایی و اثربخشی و بهره وری خواهیم پرداخت.

تعریف کارایی و اثربخشی و بهره وری

مفهوم کارایی، اثربخشی و بهره وری سه اصل کلیدی در حوزه مدیریت، اقتصاد و علوم مختلف هستند که درک آن‌ها پایه‌ای برای دستیابی به موفقیت در سازمان‌ها و فعالیت‌های انسانی است. در ادامه تعریف و توضیحات کامل این سه مفهوم ارائه شده است:

کارایی (Efficiency)

کارایی دستیابی به حداکثر خروجی با استفاده از حداقل منابع ممکن است. به عبارت دیگر، کارایی وابسته به بهره‌گیری بهینه از منابع مثل نیروی کار، مواد، زمان و سایر فاکتورهای موجود است. وقتی یک فرایند یا فعالیت به طور کارآمد انجام می‌شود، هیچ منبعی تلف نمی‌شود و تمامی منابع به صورت موثر استفاده می‌شوند. به عنوان مثال، اگر یک شرکت خودروسازی بتواند با کمترین تعداد قطعات و پیچ‌ومهر‌ه خودروهای خود را تولید کند، این نشانه کارایی بالای آن است.

اثربخشی (Effectiveness)

در پاسخ به سوال اثربخشی چیست؟ می‌توان گفت اثربخشی دستیابی به اهداف مشخص و مطلوب از یک فعالیت یا فرایند است. به عبارت دیگر، اثربخشی نشان‌دهنده میزان موفقیت در دستیابی به نتایج مورد انتظار است. این مفهوم معمولا با ارزیابی اندازه‌گیری شده است. برای مثال، اگر یک شرکت به دقت نیازهای مشتریان خود را تعیین کند و محصولات و خدماتی ارائه دهد که ارضای این نیازها را تضمین کند، این نشان‌دهنده اثربخشی بالای آن است.

بهره وری (Productivity)

بهره وری نسبت خروجی به ورودی‌های مصرف شده برای تولید آن خروجی است. در واقع، بهره وری میزان تولید یا خدمات ارائه شده به ازای هر واحد منبع مصرف‌شده را نشان می‌دهد. این مفهوم معمولا به عنوان نسبت بین خروجی و ورودی محاسبه می‌شود، مانند تعداد محصولات تولید شده به ازای هر ساعت کار کارگر یا هزینه‌هایی که برای هر واحد محصول صرف می‌شود. به عنوان مثال، اگر یک کشاورزی بتواند با همان مقدار زمین و منابع آب بیشتری محصول تولید کند، این نشانه بهره وری بالای آن است.

به طور خلاصه، کارایی مرتبط با مصرف بهینه از منابع است، اثربخشی با دستیابی به اهداف مشخص و بهره وری با تولید حداکثر خروجی با استفاده از منابع محدود اندازه‌گیری می‌شود. این سه مفهوم به طور ترکیبی نقش بسیار مهمی در ارتقای عملکرد و موفقیت سازمان‌ها و فعالیت‌های انسانی ایفا می‌کنند.

تفاوت کارایی و اثربخشی و بهره وری

کارایی و اثربخشی دو جنبه اساسی از بهره‌وری و عملکرد در محیط‌های کاری و سازمانی هستند. در حالی که کارایی بیشتر به بهینه‌سازی و استفاده بهینه از منابع محدود برای دستیابی به خروجی مشخص تمرکز دارد، اثربخشی بیشتر به دستیابی به اهداف و نتایج مطلوب از یک فعالیت یا فرایند توجه دارد. به عبارت دیگر، در حالی که کارایی بیشتر به شیوه انجام کارها و استفاده از منابع متمرکز است، اثربخشی بیشتر به انتخاب و تعیین اولویت اهداف و نتایج مورد نظر تاکید دارد.

هرچند کارایی به بهینه‌سازی منابع می‌پردازد، اما اثربخشی به دست‌یافتن اهداف تمرکز دارد. یک فرایند می‌تواند بدون اثربخشی انجام شود اگر به اهداف اشتباهی هدایت شود. به عبارت دیگر، اثربخشی بدون کارایی می‌تواند منجر به هدر رفت منابع در پیگیری اهداف صحیح شود. در ادامه تفاوت کارایی و اثربخشی با مثال برایتان شرح می‌دهیم.

یک تیم توسعه نرم‌افزار را در نظر بگیرید. آن‌ها ممکن است به طور کارآمد یک ویژگی را کد کنند (کمترین زمان و تلاش را به کار ببرند)، اما اگر به نیازهای کاربران پاسخ ندهد (کمبود اثربخشی)، تلاش بیهوده است. به طور معکوس، اگر آن‌ها وقت بیش از حدی را برای بهبود یک ویژگی کم‌اهمیت صرف کنند، ممکن است در تامین نیازهای کاربری موفق باشند اما در استفاده از منابع کارآمد نباشند.

به طور خلاصه، فرق کارایی و اثربخشی در این است که کارایی  بهینه‌سازی فرایندها و استفاده از منابع را نمایندگی می‌کند، در حالی که اثربخشی نشان‌دهنده دستیابی به نتایج مطلوب است. کارایی و اثربخشی و بهره وری در کنار هم می‌توانند کسب و کا را به موفقیت برسانند.

فرمول کارایی و اثربخشی

اگرچه کارایی و اثربخشی هر دو برای ارتقای عملکرد و پیشرفت مهم هستند، اما در جنبه‌های مختلفی از مدیریت و بهره‌وری مورد استفاده قرار می‌گیرند. در عمل، یک سازمان می‌تواند فرایندهایی را داشته باشد که بسیار کارآمد و بهینه هستند، اما اگر این فرایندها به دستیابی اهداف استراتژیک سازمان کمک نکنند، اثربخشی آن سازمان کاسته می‌شود. بنابراین، برای  مدیریت فرآیند کسب و کار و دستیابی به موفقیت و پیشرفت بهتر لازم است همزمان به کارایی و اثربخشی توجه کنیم و آن‌ها را محاسبه کنیم. فرمول محاسبه کارایی و اثربخشی به شکل زیر است:

فرمول کارایی

فرمول کارایی به شکل نسبت بین خروجی و ورودی‌های مصرف‌شده تعریف می‌شود. این نسبت معمولا به صورت زیر است:

کارایی = خروجی/ورود

به طور مثال، اگر یک واحد تولیدی در یک ساعت 100 واحد محصول تولید کند و از 100 ساعت کارگری و 10 واحد مواد اولیه استفاده کند، کارایی آن به صورت زیر محاسبه می‌شود:

0.91= (100+10) ÷100 = کارایی

فرمول اثربخشی

فرمول اثربخشی نیز نسبت بین اهداف دست‌یافته و اهداف مقصود را محاسبه می‌کند. این نسبت معمولا به صورت زیر است:

اثربخشی = اهداف دست‌یافته/اهداف مقصود

به عنوان مثال، اگر یک سازمان هدف داشته باشد که 90٪ از محصولاتش را در بازار فروش کند و واقعا 80٪ از محصولاتش را به فروش برساند، اثربخشی آن به صورت زیر محاسبه می‌شود:

0.89= 90÷80 = اثربخشی

در اینجا توجه کنید که مقادیر کارایی و اثربخشی به صورت اعشاری محاسبه شده‌اند، اما می‌توانند به صورت درصد نیز بیان شوند.

کارایی و اثربخشی در مدیریت

در اقتصاد و مدیریت به کارایی و اثربخشی و بهره وری بسیار پرداخته شده است. در مدیریت، کارایی اغلب با فرایندها و تخصیص منابع مرتبط است. مدیران سعی می‌کنند جریان‌های کاری را تسریع دهند، موانع را حذف کنند و با استفاده بهینه از منابع کارایی را ارتقا دهند. از سوی دیگر، اثربخشی شامل تعیین اهداف واضح، هماهنگی منابع با اهداف استراتژیک و اطمینان از اینکه سازمان در جهت مناسب حرکت می‌کند، است.

کارایی و اثربخشی سازمان بسیار مهم است و پایه موفقیت و پایداری آن را تشکیل می‌دهد. یک سازمان بسیار کارآمد هزینه‌ها را کمینه می‌کند، خروجی را بیشینه می‌کند و به طور صحیح عمل می‌کند. به طور معکوس، یک سازمان موثر اطمینان می‌دهد که تلاش‌های آن به تحقق ماموریت و دستیابی به اهداف استراتژیک منجر می‌شود که به رشد و تاثیر طولانی‌مدت منجر می‌شود.

تعریف کارایی و اثربخشی در مدیریت به دست‌یافتن اهداف با حداقل ضایعات و عملکرد بی‌نقص اشاره دارد و همراهی این دو منجر به بهره وری می‌شود. این سه مفهوم تضمین می‌کند که تلاش‌های سازمان به طور معناداری در بهبود ماموریت و دستاوردهای آن نتیجه می‌دهد.

جمع‌بندی

درک تفاوت بین کارایی و اثربخشی و بهره وری امری حیاتی است. در حالی که کارایی به بهینه‌سازی استفاده از منابع می‌پردازد، اثربخشی اطمینان می‌دهد که این منابع به اهداف صحیح هدایت می‌شوند. با تعادل بین کارایی و اثربخشی، افراد و سازمان‌ها می‌توانند بهره وری بالایی را تجربه کنند و در جهان پویای امروزی به موفقیت پایدار برسند.