امروزه کسب‌وکارها از ابزارهای متعددی برای بهینه‌سازی عملیات و بهبود جریان کار بهره می‌برند. یکی از این ابزارها که به طور چشمگیری روی روش‌های کاری شرکت‌ها تاثیرگذار بوده، نرم‌افزارهای سیستم سازی کسب و کار است.این نرم‌افزارها که به عنوان ابزارهای سیستم‌ سازی کسب ‌و کار شناخته می‌شوند، یک دسته از برنامه‌های کاربردی هستند که انواع مختلفی از عملیات شرکت را به صورت خودکار سازماندهی و مدیریت می‌کنند. با بهره‌گیری از این ابزارها، کسب‌وکارها می‌توانند وظایف دستی را حذف کرده، خطاها را کاهش داده و بهره‌وری کلی را ارتقا بخشند.

یکی از مزایای اساسی نرم‌افزارهای سیستمی کسب‌وکار قابلیت مرکزی‌سازی داده‌ها و اطلاعات است. به جای اعتماد به سیستم‌ها و جداول اطلاعات گسسته، این ابزارها یک پلتفرم تکیه‌گاه ارائه می‌دهند که همه داده‌های مربوطه در آن ذخیره و قابل دسترسی می‌شوند. این باعث ساده‌سازی مدیریت داده نه‌تنها می‌شود، بلکه صحت و پایداری را در سراسر سازمان تضمین می‌کند.

علاوه بر این، نرم‌افزارهای سیستمی کسب‌وکار اغلب شامل قابلیت تحلیل و گزارش‌دهی هستند، که به کسب‌وکارها امکان می‌دهد تا به تجزیه و تحلیل شاخص‌های کلیدی و شاخص‌های عملکرد بپردازند. با تحلیل معیارهای کلیدی و شاخص‌های عملکرد، سازمان‌ها می‌توانند زمینه‌های بهبود را شناسایی کرده و تصمیمات مبتنی بر داده برای رشد و سودآوری راه‌اندازی کنند.

معرفی چند نرم‌ افزار سیستم ‌سازی کسب ‌و کار

نرم‌افزارهای سیستمی کسب‌وکار به سازمان‌ها قدرت می‌دهند که با اتوماسیون وظایف روزانه، بهینه‌سازی فرایندها و ارائه اطلاعات ارزشمند برای تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده، هوشمندانه عمل کنند. سرمایه‌گذاری در ابزارها و فناوری‌های صحیح برای موفقیت بسیار حیاتی است. نرم‌افزارهای سیستمی کسب‌وکار راه‌حلی جامع برای کسب‌وکارهای مدرنی فراهم می‌کنند که می‌خواهند کارآمدی، تولید و سودآوری را در یک بازار رقابتی و رشدی بالا بیشتر کنند. در ادامه به شما 10 نرم‌ افزار سیستم ‌سازی کسب ‌و کار را معرفی می‌کنم و به کاربرد و مزایای هر یک اشاره می‌کنیم.

1. نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (Customer Relationship Management)یا CRM یک نوع نرم افزار تخصصی است که برای مدیریت ارتباطات و تعاملات سازمان با مشتریان طراحی شده است. این نرم‌افزارها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا اطلاعات مشتریان خود را بهبود دهند، با آن‌ها در ارتباط باشند و روابط موثرتری با آن‌ها برقرار کنند. در زیر به برخی از ویژگی‌ها و فواید اصلی این نوع نرم‌افزارها اشاره خواهم کرد:

• مدیریت اطلاعات مشتریان: CRM اطلاعات مربوط به مشتریان را از جمله نام، اطلاعات تماس، تاریخچه خرید، ترجیحات و نیازهای آن‌ها را در یک محیط مرکزی جمع‌آوری و ذخیره می‌کند.
•  ارتباطات موثر: این نرم‌افزارها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا با استفاده از ابزارهای ارتباطی متنوع مانند ایمیل، تلفن، پیامک و شبکه‌های اجتماعی به مشتریان خود پاسخ دهند و با آن‌ها ارتباط برقرار کنند.
• مدیریت سفر مشتری: این نرم‌افزارها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا مراحل مختلف سفر مشتریان را مدیریت کنند، از آغاز (جذب) تا مراحل مختلف خرید، خدمات پس از فروش و حفظ مشتری.
• تحلیل داده‌ها و گزارش‌گیری: CRM اطلاعات جمع‌آوری شده را تحلیل کرده و گزارشاتی ارائه می‌دهد که به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا بهترین تصمیمات را در خصوص استراتژی‌های بازاریابی و فروش بگیرند.
• اتوماسیون فرایندها: این نرم‌افزارها فرایندهای مختلف مرتبط با مدیریت ارتباط با مشتری را اتوماتیک‌سازی می‌کنند، از جمله ارسال ایمیل‌های خودکار، پیگیری فرایند فروش و پشتیبانی مشتری.
  در کل، استفاده از نرم‌ افزار سیستم سازی کسب و کار مثل CRM به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ارتباطات با مشتریان خود را بهبود دهند، فرایندهای فروش و خدمات را بهینه‌ کنند و به موفقیت در کسب و کار خود دست پیدا کنند.

2. سیستم مدیریت پروژه (Project Management)

سیستم مدیریت پروژه (Project Management System) یک نرم افزار یا سیستم است که به تیم‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا پروژه‌های خود را برنامه‌ریزی، مدیریت و کنترل کنند. این سیستم‌ها ابزارهای متنوعی ارائه می‌دهند که برای برنامه‌ریزی، پیگیری و انجام فعالیت‌های مختلف پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند. در زیر به برخی از ویژگی‌ها و فواید اصلی سیستم مدیریت پروژه اشاره می‌شود:

• برنامه‌ریزی پروژه: این سیستم‌ها به کاربران کمک می‌کنند تا برنامه‌ها، وظایف و منابع مورد نیاز برای پروژه را به دقت برنامه‌ریزی کنند. از این ویژگی می‌توان برای تخصیص وظایف، زمانبندی فعالیت‌ها و تعیین اولویت‌ها استفاده کرد.
• مدیریت وظایف: این برنامه‌‌ها به اعضای تیم اجازه می‌دهند تا وظایف خود را مدیریت کنند، از جمله زمانبندی، پیشرفت و وضعیت آن‌ها. این امکان به کاربران کمک می‌کند تا تسهیلات لازم برای مدیریت زمان خود را داشته باشند.
• هماهنگی تیمی: سیستم مدیریت پروژه به تیم‌ها کمک می‌کند تا هماهنگی بهتری در انجام کارها داشته باشند. این امکان از طریق اشتراک‌گذاری اطلاعات، بحث و تبادل نظرهای مورد نیاز برای پروژه فراهم می‌شود.
• پیگیری پیشرفت: این سیستم‌ها به کاربران امکان می‌دهند تا پیشرفت پروژه را به صورت مستقیم پیگیری کنند. از طریق گزارش‌ها و نمودارهای پیشرفت، اعضای تیم می‌توانند مطمئن شوند که پروژه به موقع و با کیفیت مناسب پیش می‌رود.
• مدیریت منابع: برنامه‌های مدیریت پروژه به کمک ابزارهای متنوعی به مدیران کمک می‌کنند تا منابع پروژه از جمله انسانی، مالی، و زمانی را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنند.
• گزارش‌گیری و تحلیل: این سیستم‌ها ابزارهای گزارش‌گیری قدرتمندی ارائه می‌دهند که به کاربران کمک می‌کنند تا پیشرفت پروژه را ارزیابی کرده و تصمیم‌گیری‌های بهتری در زمینه مدیریت پروژه انجام دهند.

با استفاده از سیستم مدیریت پروژه، سازمان‌ها می‌توانند پروژه‌های خود را به بهترین شکل ممکن برنامه‌ریزی و مدیریت کنند، از زمان و هزینه‌های بیشتری جلوگیری کرده و به دست‌آوردهای موفقیت در زمینه مدیریت پروژه دست یابند.

3. سیستم مدیریت انبار و تامین (Warehouse Management System)

سیستم مدیریت انبار و تامین (Warehouse Management System) یا WMS یک نوع نرم ‌افزار سیستم سازی کسب و کار است که برای مدیریت و کنترل فعالیت‌های مربوط به موجودی‌ها، حرکت و ذخیره‌سازی کالاها در انبارها و انبارهای سازمان‌ها طراحی شده است. این سیستم‌ها معمولا اطلاعاتی در مورد موجودی‌ها، مکان‌های انبار، حرکت‌های کالا و عملیات پردازش انبار را مدیریت می‌کنند. در زیر به برخی از ویژگی‌ها و فواید اصلی سیستم مدیریت انبار و تامین اشاره می‌کنیم:

• مدیریت موجودی: سیستم‌های WMS اطلاعات جامعی در مورد موجودی کالاها در انبار فراهم می‌کنند، از جمله تعداد، مکان، وضعیت و ویژگی‌های دیگر موجودی.
• مدیریت مکان انبار: این سیستم‌ها به کمک مدیران انبار کمک می‌کنند تا مکان‌های مختلف انبار را بهینه کنند و کالاها را بر اساس نیازها و خصوصیات موجودی‌ها جایگزین کنند.
• پیگیری و حرکت کالاها: سیستم‌های مدیریت انبار به کمک اسکنرها و بارکدها امکان پیگیری دقیقی از حرکت کالاها ، از ورود کالا تا خروج آن‌ها در انبار را فراهم می‌کنند.
• بهبود کارایی و عملکرد: با بهره‌گیری از فرایندهای اتوماتیک و بهینه‌سازی فعالیت‌های انبارداری، سیستم‌های WMS بهبود کارایی و عملکرد انبارها را فراهم می‌کنند.
• کاهش خطاها: با استفاده از فرایندهای اتوماتیک و پیشرفته، این نرم افزار سیستم سازی کسب و کار به کاهش خطاهای مرتبط با مدیریت موجودی و انبارداری کمک می‌کنند.

استفاده از سیستم مدیریت انبار و تامین به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایندهای مربوط به موجودی‌ها و انبارها را بهبود دهند، بهبود کارایی عملیات انبارداری داشته باشند و به دست‌آوردهای موفقیت در زمینه مدیریت زنجیره تامین (Supply Chain Management) دست پیدا کنند.

4. Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate یک سرویس ابری است که توسط شرکت مایکروسافت ارائه می‌شود و به کاربران اجازه می‌دهد فرایندها و اتوماسیون‌های مختلف را در برنامه‌ها و خدمات Microsoft و برنامه‌های دیگر ایجاد و مدیریت کنند. قبلا با نام Microsoft Flow شناخته می‌شد و بعد از تغییر نام به Power Automate امکانات و قابلیت‌های بیشتری به آن اضافه شد. این سرویس ابزارهایی از جمله قالب‌های آماده، اتصال به برنامه‌ها و سرویس‌های متعدد، اکشن‌ها و تریگرها برای ایجاد فرایندها و اتوماسیون‌های متنوع فراهم می‌کند.
ویژگی‌ها و قابلیت‌های اصلی Microsoft Power Automate شامل موارد زیر است:

• اتصال به برنامه‌ها و خدمات مختلف: Power Automate امکان اتصال به بیش از ۲۰۰ برنامه و خدمات مختلف از جمله Microsoft Office 365، SharePoint، OneDrive، Teams، Outlook و همچنین برنامه‌های سازمانی مانند Salesforce و Dropbox را فراهم می‌کند.
• ایجاد فرایندها و اتوماسیون‌های ساده تا پیچیده: Power Automate ابزارهایی برای ایجاد فرایندها و اتوماسیون‌های متنوع از ساده تا پیچیده را فراهم می‌کند، از جمله ارسال ایمیل‌ها، انتقال فایل‌ها، ایجاد رویدادها و وظایف از طریق فرم‌های وب و بسیاری از اکشن‌ها و تریگرهای دیگر.
• قالب‌های آماده: این سرویس دارای قالب‌های آماده‌ای است که به کاربران کمک می‌کند فرایندها و اتوماسیون‌های متداول را بدون نیاز به نوشتن کد به سرعت ایجاد کنند.
• امنیت و مدیریت مجوزها: این نرم افزار سیستم سازی کسب و کار دارای امکانات امنیتی و مدیریت مجوزها است که به کاربران کمک می‌کند فرایندها و اتوماسیون‌ها را با اطمینان بیشتری اجرا و مدیریت کنند.به طور کلی Microsoft Power Automate ابزار قدرتمندی برای ایجاد فرایندها و اتوماسیون‌های مختلف در محیط‌های Microsoft و بیرونی از آن‌ها است که کاربران را قادر می‌سازد فعالیت‌های خود را بهبود بخشند و زمان بیشتری برای موارد مهم‌تر صرف کنند.

5. Google Workspace (G Suite)

Google Workspace قبلا با نام G Suite شناخته می‌شد، مجموعه‌ای از ابزارهای ابری است که توسط شرکت گوگل ارائه می‌شود و برای کاربران تجاری و آموزشی طراحی شده است. این مجموعه شامل ابزارهای مختلفی از جمله ایمیل، اسناد، صفحات وب، جلسات ویدئویی، فضای ذخیره‌سازی آنلاین و سایر ابزارهای همکاری و اشتراک‌گذاری است. در زیر به برخی از اجزای Google Workspace بررسی می‌کنیم:

• Gmail: شامل ایمیل مجزا با دامنه سفارشی برای سازمان‌ها است که بر اساس زیرساخت ایمیل Gmail ساخته شده است. این به کاربران اجازه می‌دهد تا با استفاده از ایمیل با دامنه سفارشی، ایمیل‌های حرفه‌ای و مدیریت شده داشته باشند.
• Google Drive: فضای ذخیره‌سازی ابری Google Drive به کاربران اجازه می‌دهد تا فایل‌ها و اسناد خود را در فضای آنلاین ذخیره کنند و از هر کامپیوتر یا دستگاهی به آن‌ها دسترسی پیدا کنند.
• Google Docs، Sheets و Slides: این ابزارها به کاربران امکان می‌دهد تا به‌صورت همزمان به ایجاد و ویرایش اسناد، جداول و ارائه‌ها بپردازند و آن‌ها را با دیگران به اشتراک بگذارند.
• Google Calendar:  گوگل کلندر به کاربران امکان می‌دهد تا برنامه‌های خود را مدیریت کنند، جلسات برگزار کنند و برنامه‌های خود را با همکاران و دیگران به اشتراک بگذارند.
• Google Meet: ابزار Google Meet به کاربران امکان می‌دهد تا جلسات ویدئویی برگزار کنند و با همکاران و مشتریان خود در سراسر جهان به صورت آنلاین ارتباط برقرار کنند.
• Google Forms: این ابزار به کاربران اجازه می‌دهد تا فرم‌های تعاملی و پرسشنامه‌ها را ایجاد و مدیریت کنند، و پاسخ‌های ارسال شده را جمع‌آوری و تحلیل کنند.
• Google Sites: این ابزار به کاربران امکان می‌دهد تا وب‌سایت‌های داخلی و خارجی سازمانی را ایجاد و مدیریت کنند.

با استفاده از Google Workspace، سازمان‌ها می‌توانند بهبود مشارکت و همکاری درون سازمانی را تسهیل کرده و نرم افزار سیستم سازی کسب و کار برای ارتباطات داخلی و مشارکت در کار تیمی فراهم کنند.

6. نرم افزار ERP

ERP به معنای «برنامه مدیریت منابع سازمانی» است که توسط سازمان‌ها برای مدیریت فعالیت‌های مختلف و تمامی منابعشان مورد استفاده قرار می‌گیرد. این نرم‌افزارها شامل مجموعه‌ای از برنامه‌ها و ماژول‌ها هستند که به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا فرایندهای مختلف خود را از جمله حسابداری، مالی، منابع انسانی، تولید، توزیع و فروش را مدیریت کنند. ویژگی‌های کلیدی نرم افزار ERP عبارتند از:

• ادغام منابع: این نرم‌افزارها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا تمامی اطلاعات و فعالیت‌های خود را در یک سیستم یکپارچه جمع‌آوری کنند، این به معنای ادغام اطلاعات مالی، تولید، انبار، منابع انسانی و سایر بخش‌های سازمان است.
• استانداردسازی فرایندها: با استفاده از یک سیستم ERP، سازمان‌ها می‌توانند فرایندهای خود را استانداردسازی کنند، این به معنای بهبود کیفیت و کارآیی فریندهای سازمانی می‌باشد.
• اطلاعات به‌روز: از آنجایی که تمامی اطلاعات در یک سیستم تجمیع می‌شوند، اطلاعات همیشه به‌روز و قابل دسترسی هستند.
• گزارش‌دهی و تحلیل: نرم‌افزارهای ERP قابلیت تولید گزارش‌های متنوع و تحلیل داده‌ها را فراهم می‌کنند که این به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری بگیرند.
• کاهش هزینه‌ها و زمان: با استفاده از یک سیستم ERP، سازمان‌ها می‌توانند هزینه‌ها و زمان مورد نیاز برای انجام فعالیت‌های مختلف را کاهش دهند.

این نرم‌ افزار سیستم ‌سازی کسب ‌و کار معمولا با توجه به نیازهای خاص هر سازمان تنظیم و پیکربندی می‌شوند تا به بهترین شکل ممکن خدمات دهند. در سازمان‌های مجهز به این سیستم، مدیریت فرآیند کسب و کار به خوبی اتفاق می‌افتد.

7. نرم افزار Slack

Slack یک پلتفرم مخصوص مکاتبات و همکاری تیمی است که به کاربران امکان می‌دهد تا به صورت آنلاین در محیطی گروهی، گفتگو کرده و اطلاعات را به اشتراک بگذارند. این ابزار به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا مکاتبات داخلی و ارتباطات کاری خود را بهبود بخشند، تیم‌ها را منسجم‌تر کنند و کارآیی را افزایش دهند. در زیر به برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های Slack اشاره می‌شود:

• کانال‌ها: در Slack، کاربران می‌توانند کانال‌های مختلف برای موضوعات مختلف ایجاد کنند. این کانال‌ها به کاربران امکان می‌دهند که برای بحث و تبادل اطلاعات در مورد یک موضوع خاص گروه‌بندی شوند.
• پیام خصوصی: علاوه بر کانال‌ها، Slack امکان ارسال پیام خصوصی به یک یا چند کاربر را فراهم می‌کند. این به کاربران امکان می‌دهد تا اطلاعات را به صورت خصوصی به اعضای تیم ارسال کنند.
• اشتراک فایل: در این نرم‌ افزار سیستم ‌سازی کسب ‌و کار امکان اشتراک‌گذاری فایل‌های مختلف از جمله تصاویر، ویدئوها، اسناد و سایر فایل‌ها را فراهم می‌کند. کاربران می‌توانند فایل‌های خود را مستقیم در کانال‌ها یا در پیام‌های خصوصی به اشتراک بگذارند.
• تماس صوتی و تصویری: Slack امکان برگزاری تماس‌های صوتی و تصویری را نیز فراهم می‌کند. این امکان به کاربران اجازه می‌دهد تا به صورت آنلاین با همکاران خود در یک کانال یا به صورت خصوصی تماس بگیرند.
• یادآورها و تقویم: برنامه Slack دارای امکانات یادآوری و تقویم است که به کاربران امکان می‌دهد تا برنامه‌های خود را مدیریت کرده و یادآوری‌های مربوط به جلسات، وظایف و رویدادها را دریافت کنند.

با استفاده از Slack، تیم‌ها می‌توانند به صورت موثرتری با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، اطلاعات را به صورت سریع و آسان به اشتراک بگذارند و بهبود کارآیی و همکاری درون سازمانی را تسهیل کنند.

جمع‌بندی

انتخاب نرم افزار مناسب برای کسب‌ و کار باید بر اساس نیازها، اندازه و موارد خاص شرکت انجام شود. در شرکت‌های بزرگ اگر تعداد نرم افزارهایی که به شکل جزیره‌ای استفاده می‌شوند زیاد باشند پیشنهاد می‌کنیم با BPMS به هم متصل و یکپارچه شوند. اما اگر مجموعه‌ای هنوز نرم افزاری ندارد بهتر است از نرم افزارهای ERP که در بخش‌های قبل درموردش صحبت شد استفاده شود. در این مقاله تنها چند نمونه از پرکاربردترین‌های نرم‌ افزار سیستم ‌سازی کسب‌ و کار را معرفی کردیم.