معماری فرایند کسب‌ و کار (Business Process Architecture) نمای کلی و سلسله‌مراتبی از مجموعه فرآیندهای تجاری یک سازمان است که به عنوان فونداسیون برای مدل‌ سازی و مدیریت فرایند ها عمل می‌کند. پیاده‌سازی معماری فرایند کسب و کار مستلزم رویکرد سیستم سازی کسب و کار است که شامل تجزیه و تحلیل فرایند، مستند سازی، حاکمیت و استفاده از فناوری و ابزار مناسب است. این رویکرد به بهبود عملکرد و رضایت مشتری کمک می‌کند. برای طراحی معماری فرایند کسب‌ و کار، 5 رویکرد اصلی شامل مبتنی بر هدف، مبتنی بر اقدام، مبتنی بر شی، مبتنی بر مدل مرجع و مبتنی بر عملکرد وجود دارد. برای آشنایی عمیق‌تر با هر یک از این رویکردها و نحوه پیاده‌سازی آن‌ها، شما را به مطالعه ادامه مطلب دعوت می‌کنیم.

تعریف معماری فرآیندهای کسب و کار

معماری فرایند کسب و کار مثل فونداسیون و پایه‌های سازمان است که پیش نیاز مدل‌سازی فرایندها است. معماری فرایند کسب و کار در تمام کارهای مدل‌سازی فرایند کسب و کار، چه کار برای مستندسازی فرایند باشد و چه اتوماسیون فرایند حیاتی است. در واقع یکی از عواملی که امکان اجرای درست مدیریت فرآیند را ایجاد می‌کند معمای فرایند کسب و کار است.

بیشتر بخوانید: آموزش رسم نمودار bpmn و معرفی نمادها

معماری فرایند کسب و کار یک دید ناظر از بالا به پایین را به یک سازمان تحمیل می‌کند. این نما به مدیران چشم اندازی از فرآیندهای تجاری را ارائه می‌دهد. معماری فرایند کسب و کار مجموعه‌ای از فعالیت‌های تجاری مرتبط را در درون عملکردهای خاص کسب‌ و کار نشان می‌دهد. از معماری فرایندی می‌توان به‌ عنوان ابزاری برای طراحی ساختار فرایندهای موجود داخل یک سازمان قبل از طراحی فرایندها با جزئیات استفاده کرد. بدین ترتیب روابط فرایندها قابل‌فهم‌تر خواهد بود و همگام‌سازی آن‌ها با استراتژی سازمان دقیق‌تر اتفاق می‌افتد. از معماری فرایند سازمان می‌توان به‌عنوان یک نمای کلی از تمام فرایندهای موجود در یک سازمان استفاده نمود و به کمک آن مدیریت و تصمیم‌گیری کرد.

انواع رویکردهای معماری فرایند کسب ‌و کار

همان‌گونه که قبلا اشاره شد از معماری فرایند کسب‌ و کار می‌توان برای طراحی ساختار و تعیین فرایندهای سازمان استفاده کرد. همچنین به تشخیص نقطه‌ی پایان و شروع فرایند دیگر نیز کمک می‌کند. برای این ابزار مدیریتی مثل سایر ابزارها رویکردهای متفاوتی تاکنون ایجاد و استفاده شده است.

به‌طورکلی می‌توان رویکردهای معماری فرایند کسب ‌و کار را در 5 گروه کلی تقسیم‌بندی کرد که عبارت‌اند از:

• رویکرد مبتنی بر هدف
• رویکرد مبتنی بر اقدام (عمل)
• رویکرد مبتنی بر شی
•  رویکرد مبتنی بر مدل مرجع
• رویکرد مبتنی بر عملکرد

در ادامه جداگانه به هر کدام از این رویکردها می‌پردازیم.

رویکرد مبتنی بر هدف

در رویکردهای مبتنی بر هدف اولین کار طراحی یک ساختار از اهداف کسب‌وکار و روابط بین این اهداف است. بعد از آن بر اساس فرایند کسب‌ و کار و مجموعه‌ای از فعالیت‌های مرتبط برای دستیابی به هدفی خاص، از آن ‌یک معماری فرایند کسب‌ و کار استخراج می‌شود. استفاده از رویکرد مبتنی بر هدف کمک می‌کند تا ارتباط اهداف با فرایندها با توجه به اهمیت یا برخی از نیازهای خاص فرایندها تعیین شود. در این راستا، مشاوره کسب و کار در اصفهان می‌تواند به شما کمک کند تا این فرایندها را بهینه کنید و استراتژی‌های موثری برای دستیابی به اهداف کسب‌وکار خود طراحی نمایید.

رویکرد مبتنی بر اقدام (عمل)

در  این رویکرد ابتدا یک ساختار متشکل از اقدامات کسب ‌و کار و روابط آن‌ها طراحی می‌شود. در کسب‌ و کار نوعی فعالیت تکراری اقدام می‌گوییم که مسئول انجام آن اقدام، کارهایی را برای مشتریان داخلی یا خارجی انجام می‌دهد. بنابراین بسیار شبیه به یک فرایند کسب ‌و کار است. رویکرد مبتنی بر اقدام‌ برای شناسایی فرایندها، تعیین محدودیت آن فرایندها (به ‌عنوان ‌مثال تعیین محل توقف یک فرایند و شروع فرایند دیگر) و تقسیم فرایند به زیر فرایندها یا انواع‌شان مناسب است.

رویکرد مبتنی بر شی

در رویکردهای مبتنی بر شی باید یک مدل شیء کسب ‌و کار طراحی شده داشته باشیم. سپس با مطالعه اشیا کسب‌ و کار موجود در سازمان و روابط متقابل آن‌ها، معماری فرایند کسب ‌و کار  طراحی می‌شود. شی در یک کسب و کار مربوط به بیمه می‌تواند انواع بیمه‌های خانه، خودرو، کارخانه و… باشد.

رویکرد مبتنی بر مدل مرجع

در این رویکرد که بر اساس مدل مرجع است یک معماری فرایند کسب ‌و کار  موجود از قبل (مدل مرجع) مجدد مورد استفاده قرار می‌گیرد. البته مدل مرجع با معماری فرایند کسب‌ و کار جدید باید سازگار شود. شما می‌توانید معماری فرایند کسب و کار را از ابتدا از طریق آزمون و خطا توسعه دهید و مقدار زیادی از منابع را صرف آن کنید. اما راه بهتر این است که با تطبیق یک چارچوب موجود از فرایند کسب‌ و کار با معماری فرایند کسب و کار سازمان خود، از صرف منابع و زمان زیاد جلوگیری کنیم. از طرفی این روش پتانسیل‌هایی مثل انتخاب شیوه‌های بهتر و شناسایی سریع‌تر فرایندها را ایجاد می‌کند. تعداد زیادی مدل مرجع فرایند کسب‌وکار وجود دارد.

رویکرد مبتنی بر عملکرد

در رویکرد مبتنی بر عملکرد تمام عملکردها با جزئیات و پیش‌نیازهایشان طراحی می‌شود. یک معماری فرایند با در نظر گرفتن سلسله‌مراتب فرایندها و روابط بین فرایندهای یک عملکرد می‌شود.

بیشتر بخوانید: فرایند چیست؟

پیاده‌سازی معماری فرایند کسب و کار

هر چالشی که در مسیر کسب و کار قرار دارد بدون تردید پاسخی در معماری فرایند سازمانی و معماری کسب و کار مبتنی بر فرایند دارد. معماری فرایند درست مثل اسکلت یک خانه است که دیگر مصالح بر آن سوار می‌شوند. نادیده گرفتن آن باعث دوباره‌کاری یا حتی فرو ریختن پروژه‌ی پیاده‌سازی مدیریت فرایند کسب و کار می‌شود. اگر به دنبال مدل‌سازی فرایند‌های کسب و کار خود هستید راه شما ابتدا از معماری فرایند کسب و کار می‌گذرد.

معماری فرایند کسب و کار رویکردی ساختاریافته که طراحی، تجزیه و تحلیل و بهینه‌سازی فرایندهای کسب و کار در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد. با درک وابستگی‌های متقابل، تعاملات و جریان‌های بین فریندها، سازمان‌ها می‌توانند جریان کار را ساده‌سازی کنند، کارایی را افزایش دهند و فرایندهای خود را با اهداف استراتژیک همسو کنند. معماری فرایند کسب و کار با چارچوب جامع خود و تمرکز بر بهبود مستمر، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با شرایط متغیر بازار سازگار شوند، نوآوری را هدایت کنند و به مزیت رقابتی پایدار دست یابند.