در هر کسب و کار برای نمایش ساده‌ی فرایندها و گردش کار از مدل سازی کمک گرفته می‌شود. مدل سازی فرایند کسب و کار، روشی گرافیکی برای نشان‌دادن فرایندهای در جریان سازمان است. مدل سازی‌ها ابزارهایی برای بیان ساده و کم کردن پیچیدگی‌ فرایندها هستند. برای اینکه تمام افراد در جریان کارها قرار گیرند بهتر است کسب و کار فرایندهای خود را مدل سازی و در اختیار کارکنان قرار دهد. در این مطلب به سوال مدل سازی فرایند کسب و کار چیست؟ پاسخ می‌دهیم و به تکنیک‌های پیاده‌سازی آن می‌پردازیم.

تعریف مدل سازی فرایند کسب و کار

مدل سازی فرایند کسب و کار نمایشی تحلیلی از فرایند در جریان سازمان است که ابزار کمکی برای مدیریت فرایندهای تجاری سازمان است. مدلسازی امکان تصویرگری فرآیندهای کسب ‌و کار را فراهم می‌کند تا سازمان‌ها بتوانند جریان‌های داخلی کسب ‌و کار خود را بهتر درک کنند. این ابزار تمام اجزای فرایند را با جزئیات قابل فهم و ساده ترسیم می‌کند و در اختیار کارکنان قرار می‌گیرد. برای طراحی مدل سازی ابتدا لازم است طراحی معماری فرایند کسب و کار را بدست آورده باشید پس اگر هنوز به سراغ آن نرفته‌اید خواندن مقاله‌ی «طراحی معماری فرایند کسب و کار چیست؟» را به شما پیشنهاد می‌کنیم.

هر کسب و کار به دنبال افزایش سرعت فرآیند یا کاهش زمان چرخه‌ است. مدل سازی فرایند این امکان را می‌دهد تا برای افزایش کیفیت یا کاهش هزینه ها شکل‌‌های مختلفی را مدل سازی کرده تا به مدل ایده‌آل و نهایی رسید. به علاوه مدل سازی همزمان تمام پروسه‌ی یک پروژه را مستندسازی می‌کند و مسیر را بر اساس داده‌های موجود برای تصمیمات آینده هموار می‌کند.

امروزه با پیشرفت تکنولوژی مدل‌های BPM در نرم‌افزارها قابل اجرا (شبیه سازی و بهبود) هستند و با ثبت داده‌ها خروجی‌های مهمی را مستند می‌کنند.

مزیت‌های مدل سازی فرایندها

اولین سوالی که پیش می‌آید این است که چرا باید از مدلسازی فرایند استفاده کنیم. در این قسمت چند تا از دلایل لزوم استفاده از این ابزار را بیان می‌کنیم.

• دادن دید کلی از روند کارها با مشخص کردن نقطه شروع و پایان
• افزایش بهره‌وری و صرفه‌جویی در زمان با استفاده از مدل سازی فرایندها
• ایجاد یکپارچگی میان افراد، سیستم‌ها و اطلاعات در سراسر سازمان
• ایجاد زبان مشترک حول فرایندها بین کاربران در سازمان
• امکان بهینه کردن فرایندها و مدیریت کارآمدتر آن‌ها

مدل‌سازی فرایند کسب‌ و کار همچنین می‌تواند به شما در گروه‌بندی فرایندهای مشابه و پیش‌بینی نحوه عملکرد آن‌ها کمک کند. هدف اصلی از مدل ‌سازی فرایند کسب ‌و کار این است که در بستری ملموس آن‌ها را بررسی و حالت‌های ایده‌آل برای رسیدن به نتایج مد نظر را با آن‌ها شبیه‌سازی کنیم.

تکنیک های مدل سازی فرایند کسب و کار

برای مدل سازی فرایند روش‌های فراوانی وجود دارد که بسته به نوع فرایند و شیوه‌ی گردش کار باید آن را انتخاب کرد. در این بخش 6 تکنیک رایج برای مدل سازی فرایند کسب و کار را بررسی می‌کنیم:

1.       نمودار گانت (Gantt)
2.       فلوچارت (Flowchart)
3.       نمودارهای جریان داده (DFD)
4.     نماد مدل سازی فرایند کسب و کار (BPMN)
5.     نمودارهای زبان مدل سازی یکپارچه (UML)
6.       نمودارهای بلوک جریان عملکردی (FFBD)

نمودار گانت

مبنای نمودار گانت زمان مصرف شده است. این نمودار نشان می‌دهد که از ابتدا تا پایان یک چقدر زمان نیاز دارد. این نمودار، میله‌ای نمایش داده می‌شود و برنامه‌ی زمانی پروژه را تعیین می‌کند. با کمک این مدل سازی می‌توان مدت زمان هر وظیفه، پیش‌نیازها و وابستگی کارها را مشخص کرد. این نمودار از سمت مدیران پروژه بسیار محبوب است. آن‌ها از طریق این ابزار زمان شروع و پایان  فرایند و فعالیت‌ها را به شکل متوالی و یک جا دنبال می‌کنند. این تکنیک برای فرایندهای وابسته به زمان که مهلت پایان خاصی دارند مناسب است.

فلوچارت

یکی از نیازهای اصلی ما به مدل سازی فرایندها نمایش کارهای تکرار شوند و بررسی حالت‌های مختلف مسیرهای گردش کار است. فلوچارت‌ به واسطه‌ی اشکال هندسی و فلش‌ها این نیاز مدل سازی فرایند را مرتفع می‌کند. این تکنیک ترتیب و نتیجه‌ی اقدامات برای رسیدن به اهداف را به خوبی نمایش می‌دهد و برای فرایندهای تجاری و متوالی بسیار کارآمد است. اما برای فرایندهایی که پروسه‌های موازی دارند این ابزار استفاده‌ی چندانی ندارد و انتخاب مناسبی نیست.

نمودارهای جریان داده

همین طور که از اسم تکنیک نمودارهای جریان داده مشخص است این ابزار بر پایه‌ی داده‌ها فرایندها را مدل سازی می‌کند. DFD ها نمودارهای جریان از جنس داده ارائه می‌کنند و به طور خاص بر داده‌هایی که بین مراحل فرآیند جریان می‌یابند به جای عملیات آن فعالیت‌ها متمرکز هستند. داده محور بودن این روش مدل سازی دامنه‌ی فرایندها را محدود می‌کند و بیشتر برای پروژه‌های داده محور کاربرد دارد.

نماد مدل سازی فرایند کسب و کار

این مدل به استاندار طلایی مدل سازی فرایند کسب و کار شناخته می‌شود. این ابزار مجموعه‌ای از 100 نماد و شی برای نمایش بصری گردش کار و وظایف مختلف در فرآیندهای تجاری است. علامت‌گذاری‌های استاندار شده به از بین بردن ابهام‌ها کمک می‌کنند و این مدل سازی را برای تمام کارکنان و ذی‌نفعان قابل فهم می‌کند.

 این تکنیک و نمادهایش مختص مدل سازی طراحی شده‌اند به همین دلیل تمام نیازهای احتمالی و شکاف‌های ارتباطی نمایش فرایندها را پیش‌بینی کرده است.  BPMN ها امکان شخصی‌سازی نیز دارند اما همین قابلیت استاندارد بودن‌شان برای همکاری‌های بیرون سازمانی مزیت محسوب می‌شود.

نمودارهای زبان مدل سازی یکپارچه

نمودارهای زبان مدل سازی یکپارچه یا همان UML توسط توسعه‌دهندگان نرم‌افزار ایجاد شده است. این زبان استاندارد کار نمایش نمودارهای رفتاری و ارتباط بین اجزاء در سیستم‌ را انجام می‌دهد. این تکنیک بسیار برای مستندسازی فرایندها در نرم‌افزار مفید است اما از طرفی استفاده از آن نیاز به دانش تخصصی‌تری نسبت به دیگر ابزارها دارد.

نمودارهای بلوک جریان عملکردی

یکی از ابزارهای ارزشمند دیگر برای مدل سازی فرایند کسب و کار، نمودارهای بلوک جریان عملکردی هستند. در این مدل وظایف به شکل بلوک‌های متوالی نمایشش داده می‌شوند و مسیر رسیدن به نتیجه‌ی دلخواه را معین می‌کنند. بلوک‌ها به دو دسته‌ی والد و فرزند تقسیم می‌شوند که به ترتیب هر کدام نماینده‌ی کارهای اصلی و فرعی هستند. این مدل سازی قادر است همزمان چندین بلوک را برای یک فرایند به نمایش بگذارد و نسبت به فلوچارت عملکرد بهتری دارد.

در پایان

اگر به دنبال بهبود سیستم‌های سازمان خود هستید بهترین مدل سازی فرایندها و تحلیل‌شان است. با مدل سازی فرایند کسب و کار یک تصویر ساده و شفاف روی میز کارتان است که کار تحلیل و ثبت داده‌ها را آسان می‌کند. در فرایندهای بزرگ مدیریت پروژه‌ها بدون داشتن مدل سازی ممکن نیست. BPM ها گامی به سمت اتوماسیون کردن فرایندها است.