سیستم سازی در املاک به فرایندی گفته می‌شود که رویه‌های و استانداردها برای مدیریت بهتر سازماندهی می‌شود. هدف سیستم سازی ساده کردن عملیات، افزایش کارایی و به حداکثر رساندن چابکی و سود مجموعه است. این سازماندهی شامل توسعه و پیاده‌سازی سیستم‌ها و فرآیندها است که در جنبه‌های مختلف کسب و کار مثل تولید سرنخ، بازاریابی، فروش، مدیریت دارایی و مدیریت مالی انجام می‌شود. در این مطلب، مفهوم سیستم سازی املاک را به تفصیل بررسی خواهیم کرد و به مزایا، چالش‌ها و بهترین شیوه‌های آن می‌پردازیم.

سیستم سازی در املاک چیست؟

سیستم سازی دفتر املاک شامل ایجاد جریان‌های کاری، فرایندها و رویه‌هایی برای مدیریت جنبه‌های مختلف کسب و کار است. هدف از سیستم سازی افزایش بهره‌وری، کاهش خطاها و بهبود عملکرد کلی است. یک سیستم طراحی شده‌ی خوب ‌می‌تواند به متخصصان املاک کمک کند تا با مدیریت زمان در سازماندهی پرونده‌ها، خدمات بهتری به مشتریان خود ارائه دهند. از طرفی سیستم سازی این کسب و کار را مقیاس پذیر و آن را برای توسعه آماده می‌کند.

شناسایی بخش‌هایی که در مشاوره املاک قابل سیستماتیک کردن است بسته به نیاز ‌می‌تواند اشکال مختلفی داشته باشد. در ادامه چند نمونه از فضاهای قابل سیستم سازی این کسب و کار را آورده‌ایم:

تولید سرنخ: سیستم سازی ای بخش می‌تواند شامل ایجاد فرایندی برای جذب سرنخ‌ها، پیگیری آن‌ها و پیگیری پیشرفت آن از طریق قیف فروش باشد. برای مثال با ثبت اطلاعات مراجعین می‌توان بانک اطلاعاتی خوبی برای بازاریابی جمع کرد.

بازاریابی: بازاریابی سیستمی ‌می‌تواند شامل توسعه فرایند تبلیغات و اطلاع‌رسانی‌ها از طریق آگهی‌ها، ایمیل‌ها و پست‌های رسانه‌های اجتماعی باشد. این شیوه‌ها برای بازاریابی آسان‌تر است و تعداد مشتریان بالاتری را به خود جذب می‌کند.

فروش: سیستم سازی فروش ‌می‌تواند شامل ایجاد فرایندی برای مدیریت ارتباط با مشتری، ردیابی فعالیت‌های فروش و بستن معاملات باشد. سازماندهی این بخش به کنترل کیفیت انجام کارها کمک می‌کند.

مدیریت املاک: سیستم‌سازی مدیریت دارایی می‌تواند شامل توسعه فرایندی برای مدیریت درخواست‌های نگهداری، جمع‌آوری اجاره و ارتباطات مستاجر باشد.

مدیریت مالی: سیستم‌ سازی مدیریت مالی به ایجاد فرایندی برای حسابداری، بودجه‌بندی و گزارش‌های مالی کمک می‌کند.

این سازماندهی‌ها، مشاوران املاک را از شر دفترها و پوشه‌های کاغذی خلاص می‌کند اما مزایای دیگری نیز به همراه دارد که در بخش بعد به آن‌ها می‌رسیم.

مزایای سیستم سازی در املاک

سیستم سازی دفتر املاک مزایای زیادی را به همراه دارد، از جمله:

افزایش کارایی: با ایجاد یک رویکرد سیستماتیک به وظایف، متخصصان املاک ‌می‌توانند آن‌ها را سریع‌تر و با خطاهای کمتری تکمیل کنند. این ‌می‌تواند باعث صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره وری شود که به کسب و کار اجازه ‌می‌دهد تا مشتریان و معاملات بیشتری را مدیریت کند.

بهبود خدمات به مشتری: سیستم سازی ‌می‌تواند به مشاوران املاک کمک کند تا خدمات بهتری به مشتریان خود ارائه دهند. با داشتن فرایندهای سازماندهی شده، آن‌ها به راحتی ‌می‌توانند اطلاعات مشتری را پیگیری کرده و تغییرات وضعیتشان را به‌روزرسانی‌ کنند.

بهبود مدیریت مالی: سیستم سازی همچنین ‌می‌تواند به مدیریت مالی کمک کند. فعالان حوزه املاک با داشتن فرآیندهای روشن برای حسابداری، حسابداری و بودجه ‌می‌توانند بهتر امور مالی خود را مدیریت کرده و سود و زیان خود را پیگیری کنند.

مقیاس‌پذیری: سیستم سازی ‌می‌تواند مقیاس یک کسب و کار املاک را آسان تر کند. با وجود رویه‌های استاندارد شده، آموزش اعضای تیم جدید و گسترش کسب و کار آسان تر ‌می‌شود.

مزیت رقابتی: یک کسب و کار املاک وقتی به خوبی سیستم شده ‌می‌تواند یک مزیت رقابتی نسبت به سایر مشاغل در صنعت ایجاد کند. با ارائه‌ی خدمات بهتر و انجام تراکنش‌های بیشتر، کسب و کار ‌می‌تواند مشتریان بیشتری را جذب کند و درآمد بیشتری ایجاد کند.

چالش‌های سیستم سازی  املاک

در حالی که نظام‌بندی یک سیستم مدیریت فرایند املاک مزایای زیادی دارد، چالش‌هایی نیز به همراه دارد که باید از آن‌ها آگاه بود. این شامل:

مقاومت در برابر تغییر: سیستم‌سازی مستلزم آن است که مشاوران املاک جریان کار و فرآیندهای موجود خود را تغییر دهند. این ممکن است برای برخی از افرادی که عادت دارند کارها را به روش سنتی انجام دهند دشوار باشد. در مشاغل سنتی مجاب کردن افراد برای استفاده از تکنولوژی زمان بیشتری احتیاج دارد.

هزینه‌های پیاده سازی: اجرای یک رویکرد سیستمی ‌می‌تواند به سرمایه گذاری زمان و هزینه نیاز داشته باشد. هزینه‌هایی مثل نرم‌افزار، آموزش و خدمات مشاوره وجود داشته باشد.

تعمیر و نگهداری: هنگامی که یک سیستم پیاده سازی شد، نیاز به نگهداری و به روز رسانی مداوم دارد. این ‌می‌تواند زمان بر باشد یا به منابع اضافی نیاز داشته باشد.

سفارشی سازی: مشاغل املاک نیازها و الزامات منحصر به فردی دارند. پیدا کردن یا توسعه سیستمی که این نیازها را برآورده ‌می‌کند ممکن است نیاز به سفارشی‌سازی داشته باشد که ‌می‌تواند گران و زمان بر باشد.

فراموش نکنید سیستم سازی یک سرمایه‌گذاری بلند مدت است و طیف‌های مختلفی دارد که متناسب با کسب‌کار باید پیاده‌سازی شود.

5 روش‌ برای سیستم سازی در املاک

برای غلبه بر چالش‌های سیستم سازی و پیاده‌سازی سیستم مدیریت فرایند املاک چندین روش وجود دارد که مشاوران املاک ‌می‌توانند از آن‌ها پیروی کنند. 5 متد کلیدی آن را در ادامه می‌خوانیم:

• از کوچک شروع کنید: به جای تلاش برای سیستمی کردن یک جای کل کسب و کار، از یک زمینه خاص مانند تولید سرنخ یا مدیریت مالی شروع کنید. این ‌می‌تواند فرآیند را قابل کنترل‌تر و آسان‌تر کند.
• تیم را درگیر کنید: سیستم سازی باید کل تیم را درگیر کند، نه فقط مالک یا مدیر کسب و کار. اعضای تیم را در فرآیند توسعه و پیاده‌سازی سیستم‌ها مشارکت دهید تا به عملکرد بهتری از خود برسند.
• از فناوری استفاده کنید: ابزارهای نرم افزاری زیادی در دسترس هستند که ‌می‌توانند به سیستم سازی کمک کنند، مانند نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، نرم افزار حسابداری و سامانه مدیریت مشاور املاک که ما برای مشاوران املاک طراحی کرده‌ایم.
• فرآیندهای سند: فرآیندهای مستندسازی برای سیستم سازی ضروری است. این تضمین ‌می‌کند که همه از رویه‌های یکسانی پیروی ‌می‌کنند و در آموزش اعضای جدید تیم هم کمک کند. کاربرد دیگر مستندسازی، بایگانی کردن اسنادی است که امکان ارزیابی کارها و وضعیت کسب و کار را در دوره‌های مختلف ممکن می‌کند.
• اندازه گیری نتایج: در سیستم سازی یک فرآیند باید مداوم رو بهبود باشد. اندازه‌گیری نتایج می‌تواند به شناسایی بخش‌هایی که نیاز به بهبود دارند کمک کند و میزان پیشرفت آن‌ها اندازه‌گیری شود.

در آخر

سیستم سازی در املاک یک ابزار قدرتمند برای بهبود کارایی و سودآوری تجارت املاک است. در حالی که چالش‌هایی برای غلبه بر وجود دارد، پیروی از بهترین شیوه‌ها و استفاده از فناوری ‌می‌تواند به مدیریت پذیرتر شدن فرآیند کمک کند. با سیستم‌بندی جنبه‌های مختلف کسب و کار، متخصصان املاک می‌توانند خدمات بهتری را به مشتریان خود ارائه دهند، امور مالی آن‌ها را به طور موثرتری مدیریت کنند و مزیت رقابتی در صنعت به دست آورند. با سامانه مدیریت مشاور املاک کسب و کارهای املاک و مستغلات می‌توانند با موفقیت سیستم‌سازی را پیاده‌سازی کنند و از مزایای آن برای سال‌های آینده بهره ببرند.