به فرایندی سیستم سازی گفته می‌شود که مجموعه‌ای از فرایندها و شیوه‌های انجام کارها به شکل استانداردی سازماندهی شوند. این فرآیند شامل شناسایی و ثبت مراحل مورد نیاز برای انجام یک کار است و سپس ایجاد یک سری پروتکل‌ها و راهنماهایی که تضمین می‌کند این مراحل به صورت پایداری دنبال می‌شوند. سیستماتیک کردن برای کسب و کارها از اندازه کوچک تا بزرگ، بسیار مهم است. اما فرآیندها می‌تواند در این دو دسته از کسب و کار، به شکل قابل توجهی متفاوت باشد. در این مقاله، تفاوت‌های سیستم سازی کسب و کارهای کوچک و بزرگ و تاثیر این تفاوت‌ها بر موفقیت و کارایی سازمان را بررسی خواهیم کرد.

 تاثیر مقیاس کسب و کار بر سیستم سازی

یکی از مهمترین تفاوت‌های بین سیستم سازی کسب و کارهای کوچک و بزرگ، قابلیت مقیاس پذیری است. کسب و کارهای کوچک، اغلب منابع محدودی مانند زمان، پول و کارکنان دارند. این محدودیت‌ها باعث می‌شود فرآیند ساماندهی در این نوع سازمان‌ها، به صورت غیررسمی و با ساختارمندی کمتر انجام شود. در این نوع کسب و کارها به جای اینکه یک تیم یا بخش اختصاصی برای پیاده‌سازی انتخاب شود ممکن است به افراد اعتماد شود تا رویه‌ها و فرآیندهای مورد نیاز را ایجاد و پیاده کنند.

در مقابل، کسب و کارهای بزرگ منابع بیشتری دارند و می‌توانند در توسعه تیم‌های اختصاصی و فناوری برای اجرایی کردن سیستم سازی سرمایه‌گذاری کنند. این رویکرد قابلیت مقیاس‌پذیری بیشتری را فراهم می‌کند که به رشد و توسعه سازمان در طول زمان کمک کند.

 تفاوت در انعطاف‌پذیری سیستم‌ ها

یکی دیگر از تفاوت‌های اساسی بین سیستم سازی کسب و کارهای کوچک و بزرگ، انعطاف‌پذیری است. کسب و کارهای کوچک، برای پاسخ به شرایط بازار و نیازهای مشتریان، باید انعطاف‌پذیر و قابل تطبیق باشند. به همین دلیل، فرآیند سیستم سازی ممکن است در این نوع شرکت‌ها نسبت به سازمان‌های بزرگ، انعطاف‌پذیرتر و بازتر باشند. در کسب و کارهای کوچک معمولا از رویکرد غیررسمی‌تری برای سامان‌دهی استفاده می‌شود و رویه‌ها و پروتکل‌ها با توجه به شرایط ممکن است تغییر کنند

در مقابل کسب و کارهای بزرگ، ممکن است رویه‌ها و پروتکل‌هایی را به کار بگیرند که کمتر قابل تطبیق هستند و انعطاف‌پذیری کمتری دارند. البته این باعث بهبود کارایی و بهره‌وری سازمان می‌شود، اما در بعضی مواقع ممکن است سازمان نتواند به سرعت به شرایط جدید پاسخ دهد یا به خوبی به نیازهای مشتریان پاسخ دهد.

برای مثال یک کسب و کار کوچک ممکن است بتواند به سرعت استراتژی بازاریابی خود را در پاسخ به رقبای جدیدی که وارد صنعت شده‌اند تغییر دهد و فرایندهای آن نیز این انعطاف را دارا باشند اما انجام این کار در سازمان‌های بزرگ به این راحتی نیست.

 تاثیر ساختار سازمانی در سیستم سازی

ساختار سازمانی کسب و کار، نیز می‌تواند روی فرایند سیستم سازی تاثیر بگذارد. کسب و کارهای کوچک ساختار سازمانی کوچک‌تری دارند. این سازمان‌ها با کمترین تعداد لایه‌‌ی مدیریتی و با رویکرد غیررسمی تری در تصمیم‌گیری، به راحتی می‌توانند رویه‌ها و پروتکل‌های جدید را به کار گیرند.

اما کسب و کارهای بزرگ، ساختار سازمانی پیچیده‌تری دارند، با بیشترین تعداد لایه‌های مدیریتی و رویکرد رسمی تری در تصمیم‌گیری. به همین دلیل ممکن است پیاده کردن رویه‌ها و پروتکل‌های جدید، با وجود اینکه می‌تواند به بهره‌وری سازمان کمک کند، کمی پیچیده‌تر و زمان‌برتر باشد.

 تفاوت در سیستم سازی ارتباطات

ارتباط ارتباط موثر برای سیستم سازی موفق، صرف نظر از اندازه کسب و کار ضروری است. با این حال، فرآیند ارتباط ممکن است به طور قابل توجهی بین مشاغل کوچک و بزرگ متفاوت باشد. کسب ‌و کارهای کوچک ممکن است برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات و به‌روزرسانی‌ها در مورد فرآیندها و پروتکل‌های جدید، به کانال‌های ارتباطی غیررسمی، مانند ملاقات‌های حضوری یا تماس‌های تلفنی تکیه کنند.

در مقابل، کسب ‌و کارهای بزرگ ممکن است کانال‌های ارتباطی رسمی‌تری مانند سیستم‌های ایمیل یا سامانه‌های درون سازمانی داشته باشند. این می‌تواند انتشار اطلاعات و به‌روزرسانی‌ها را برای تعداد زیادی از کارمندان آسان‌تر کند، اما ممکن است منجر به اضافه بار اطلاعات و کاهش تعامل بین کارمندان شود.

 تخصیص منابع

فرآیند سیستم سازی به منابع قابل توجهی از جمله زمان، پول و کارکنان نیاز دارد. کسب و کارهای کوچک ممکن است با توجه به منابع محدود خود، برای تخصیص منابع کافی به فرآیند سیستم سازی دچار مشکل شوند. در نتیجه، فرآیند سیستم‌سازی ممکن است نسبت به سازمان‌های بزرگ‌تر کمتر موثر باشد.

از طرفی کسب‌ و کارهای بزرگ منابع بیشتری در اختیار دارند و می‌توانند کارکنان و بودجه اختصاصی خود را به فرایند سیستم ‌سازی اختصاص دهند. این می‌تواند منجر به فرایند سیستم‌ سازی جامع‌تر و موثرتر، همراه با مشارکت بیشتر کارکنان شود.

فرهنگ سازمانی متفاوت

در نهایت، فرهنگ یک کسب و کار می‌تواند بر سیستم سازی آن تأثیر بگذارد. کسب‌وکارهای کوچک ممکن است فرهنگ کارآفرینی بیشتری داشته باشند، که می‌تواند اجرای فرایندها و ایده‌های جدید را آسان‌تر کند. در این سازمان پذیرش تغییر بالاتر است.

در عوض کسب و کارهای بزرگ ممکن است فرهنگ بوروکراسی تری داشته باشند، که می‌تواند تغییر قوانین را دشوارتر کند. با این حال کسب‌وکارهای بزرگ معمولا منابع بیشتری برای مدیریت تغییر دارند، که می‌تواند به غلبه بر مقاومت در برابر سیستم‌سازی کمک کند.

 سیستم سازی برای چه سازمان‌هایی مناسب است؟

سیستم سازی یک فرایند ضروری برای مشاغل در هر اندازه است. با این حال، بسته به عواملی مانند مقیاس‌پذیری، انعطاف‌پذیری، ساختار سازمانی، ارتباطات، تخصیص منابع و فرهنگ سازمانی، رویکرد سیستم سازی می‌تواند به طور قابل توجهی بین کسب و کارهای کوچک و بزرگ متفاوت باشد. با درک این تفاوت ها، کسب و کارها می‌توانند استراتژی‌های سیستم سازی موثرتری را توسعه دهند که از نیازها و اهداف خاص آن‌ها پشتیبانی می‌کند.