نمودار BPMN زبانی استاندارد برای مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار است که با نمادهای خاصی مانند استخر (Pool)، Lane، اشیاء جریان (فعالیت، رخداد، دروازه)، اشیاء ارتباط‌دهنده (جریان توالی، پیام، پیوند) و مصنوعات (شی داده، گروه، حاشیه‌نویسی)، فرآیندهای پیچیده را بصری‌سازی می‌کند. در مقاله‌ی مدل سازی فرایند کسب و کار چیست به انواع تکنیک‌های مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار پرداختیم. این نمودارها با رعایت نکاتی مانند ساده نگه داشتن نمودار، استفاده از نمادهای ثابت، برچسب‌گذاری واضح، تراز و مرتب‌کردن عناصر، و اعتبارسنجی و تأیید، به ساده‌سازی فرآیندها، شناسایی نقاط بهبود و سیستم سازی کسب و کار کمک شایانی می‌کنند. برای درک عمیق‌تر این نمادها و کاربرد آن‌ها، شما را به مطالعه ادامه مطلب دعوت می‌کنیم.

چرا مدلسازی با فلوچارت‌ توصیه نمی‌شود؟

یکی از روش‌های مدلسازی فرایند کسب و کار استفاده از فلوچارت است. اما از ‌آن‌جا که فلوچارت‌ها قابلیت نشان دادن فرایندهای موازی را ندارند استفاده از آن را توصیه نمی‌کنیم.

روش طلایی برای مدلسازی کار با bpmn است که زبانی استاندارد برای مدلسازی در اختیار قرار می‌دهد. برخی معتقند به خاطر وجود نمادهای اختصاری زیادی که این شیوه دارد کار با آن دشوار است. اما برای مدلسازی درصد زیادی از فرایندها اصلا نیاز به حفظ نمادهای زیادی نیست. از طرفی می‌توان به جای حفظ کردن راهنمایی از علامت‌ها تهیه کرد و برای مدلسازی از آن‌ کمک گرفت. در این راستا، کلینیک کسب و کار اصفهان می‌تواند به شما در درک و استفاده از این استانداردها و بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار کمک کند.در این مقاله با نمادهای استاندارد پرکاربرد و اساسی bpmn آشنا می‌شویم و با مثال کاربرد آن‌ها را معرفی می‌کنیم.

بیشتر بخوانید: معایب فلوچارت؛ چرا مدیران حرفه‌ای از فلوچارت استفاده نمی‌کنند؟

مدلسازی با نمودار bpmn

مدلسازی با نمودار bpmn چیست؟ این مدلسازی چهار جز اصلی دارد که با یادگیری آن‌ها قادر هستید مدیریت فرایند ها را مدلسازی کنید. مگر سازمان‌های بزرگ با پیچیدگی‌های خاص که برای مدلسازی آن‌ها بهتر است از متخصص کمک گرفت.

• استخر (Pool)
• Lane
• اشیاء جریان (flow object)
• اشیاء ارتباط دهنده

هر کدام از این اجزا انواع و بخش‌های مختلفی دارند که در ادامه آن‌ها را بررسی می‌کنیم.

استخر (Pool)

جعبه‌ای گرافیکی است که فعالیت‌ها را از هم تفکیک می‌کند. استخرها در شرايطي استفاده مي‌شود كه دياگرام شامل دو شريک يا موجوديت كسب و كار باشد كه از لحاظ گرافيكی اين دو شريک در نمودار از هم جدا مي‌باشند. شریک‌های فرایند (Participants Process) دو فرایند جدا هستند که در بخش‌هایی با هم در ارتباط‌اند و فعالیت مشترک دارند.

Lane

زيرقسمتي در درون يک Pool است که براي جدا كردن فعاليت‌هايی كه به يك نقش يا واحد خاص در شــركت مربوط مي‌شوند، بكار مي‌رود. کارکرد Lane در سازماندهي فعاليت‌ها و طبقه‌بندی آن‌ها است.

بیشتر بخوانید: مدل سازی فرآیند کسب و کار چیست؟

اشیاء جریان

به سه عنصر کلیدی که از جنس اقدام و وظایف هستند اشیاء جریان گفته می‌شود. این اشیا خود به سه دسته‌ی زیر گروه‌بندی می‌شوند.

فعالیت: واحدهای کاری است که دارای مدت زمان هستند. این کارها می‌توانند اتوماتیک یا دستی انجام شوند یا ترکیبی از هر دو باشند. کارها خود به دو دسته‌ی Task و process-Sub تقسیم می‌شوند. فعالیت‌ها در مستطیل نوشته می‌شوند. فعالیت‌ها با مستطیل گوشه‌گرد نمایش‌داده می‌شوند.

رخداد: بیانگر مواردی هستند که به صورت لحظه‌‌ای اتفاق می‌افتند. این پيشامدها در طي يک فرايند کسب و کار روي مي‌دهند و بر جريان فرايند تاثير مي‌گذارند. رخدادها معمولا عامل و علت (Trigger or Cause) دارند یا نتیجه و اثر (Result or Impact) در پی دارند. نماد رخدادها دایره است.

دروازه: دروازه‌ها در جریان توالی به کار می‌روند تا همگرایی و واگرایی را نمایش دهند. چهار نوع دروازه داریم که مسیرها را مشخص می‌کنند.

تصميم‌گيري(Decision)

منشعب شدن(Forking)

ترکيب شدن(Merging)

 به هم پيوستن(Joining)

اشیاء ارتباط دهنده

به خطوطی که اشیاء را به هم ارتباط می‌دهند اشیاء ارتباط دهنده گویند. سه نوع شی ارتباط دهند داریم که شامل موارد زیر می‌شوند.

جريان توالی (flow Sequence):برای نمایش ترتیب و توالی انجام فعالیت‌ها از  جریان توالی استفاده می‌شود.

جريان پيغام (flow Message): شریک‌های فرایند برای هم پیام می‌فرستند و دریافت می‌کنند. کار جریان پیغام نمایش این پیام‌ها است.

پیوند (Association): کار این رابط اتصال مصنوعات که در بخش بعد معرفی می‌شوند با اشیا جریان است.

مصنوعات (Artifacts)

کار مصنوعات دادن اطلاعات اضافی برای شفاف کردن مدل است. این اطلاعات و نمادها به سه دسته‌ی زیر تقسیم می‌شوند.

نماد شی داده Data object : برای نمایش چگونگی درخواست‌شدن یا تولیدشدن داده‌ها و اطلاعات توسط فعالیت‌ها بکار می‌رود و با Association به فعالیت‌ها پیوند داده می‌شود. در واقع نشان‌دهنده این است که چگونه داده‌ها، اطلاعات و اسناد در فرایند استفاده می‌شود.

نماد گروه Group: گروه‌بندی می‌تواند برای اهداف تجزیه و تحلیل و یا مستندسازی مورد استفاده قرار گیرد و برای دسته‌بندی کردن اجزای فرایند یا بخش‌های عمده یک دیاگرام استفاده می‌شود، علی‌رغم این که تاثیری بر توالی جریان فرایند نخواهد داشت و به آن چیزی اضافه یا از آن کم نمی‌کند.

نماد حاشیه نویسی Annotation: نمادی است که با استفاده از آن می‌توان اطلاعات متنی اضافه‌ای به نمودار اضافه کرد.

بیشتر بخوانید: معماری فرایند کسب ‌و کار چیست؟

5 نکته برای رسم نمودار bpmn

• نمودار را ساده نگه دارید: با تمرکز بر عناصر اصلی فرایند از پیچیدگی‌های غیرضروری اجتناب کنید.
• از نمادهای ثابت استفاده کنید: برای اطمینان از وضوح و درک، به نمادها و نمادهای استاندارد BPMN پایبند باشید.
• عناصر را به وضوح برچسب بزنید: از برچسب های توصیفی برای وظایف، دروازه‌ها، رویدادها و شرکت‌کنندگان استفاده کنید.
• تراز و مرتب‌کردن عناصر: نمودار را به شیوه‌ای منطقی و از نظر بصری جذاب سازماندهی کنید. از خطوط برای گروه‌بندی فعالیت‌ها یا نقش‌های مرتبط استفاده کنید.
• اعتبارسنجی و تایید: نمودار BPMN خود را بررسی کنید تا از دقت و انسجام آن اطمینان حاصل کنید. به دنبال بازخورد از ذینفعان برای تایید اثربخشی آن باشید.

جمع‌بندی

نمودارهای BPMN ابزارهای ارزشمندی برای نمایش بصری فرایندهای تجاری پیچیده هستند. با دنبال‌کردن مراحل ذکر شده در این آموزش، می‌توانید نمودارهای BPMN واضح و موثری ایجاد کنید که درک جامعی از گردش کار سازمان شما ارائه می‌دهد. به یاد داشته باشید که نمودارهای خود را ساده نگه دارید، از نمادهای ثابت استفاده کنید، و به وضوح عناصر را برای خوانایی مطلوب برچسب‌گذاری و ترتیب دهید.