فلوچارت‌ها که زمانی ابزاری محبوب در مدیریت فرآیندها بودند، اکنون به دلیل محدودیت‌هایشان مانند عدم انعطاف‌پذیری، پیچیدگی و ساده‌سازی بیش از حد، ارتباطات و همکاری محدود و ابهام متنی گزینه اول برای مدیران حرفه‌ای نیستند. به جای استفاده از این ابزارهای ایستا و مدیران به سراغ روش‌های جایگزین مانند نرم‌افزارهای BPM و سیستم‌های مدیریت گردش کار می‌روند که به‌روزرسانی و تحلیل فرایندها را آسان‌تر کرده و امکان همکاری بهتر را فراهم می‌آورند. برای آشنایی بیشتر با دلایل این تغییر و روش‌های جدید، ادامه مقاله را از دست ندهید!

معایب فلوچارت در سازمان ها

 عدم انعطاف‌پذیری

یکی از دلایل اصلی دورشدن مدیران حرفه‌ای از فلوچارت‌ها عدم انعطاف‌پذیری آن‌هاست. فلوچارت‌ها معمولا ‌‌‌فرایندهای خطی را با یک توالی ثابت از مراحل نشان می‌دهند. با این حال، در محیط کسب و کار پویای امروزی، ‌‌‌فرایندها اغلب دستخوش تغییرات و سازگاری می‌شوند. فلوچارت‌ها به راحتی این تغییرات را در خود جای نمی‌دهند و به‌روزرسانی‌‌ آن‌ها می‌تواند زمان بر و دست و پا گیر باشد. در نتیجه، مدیران به روش‌های سازگارتر روی می‌آورند که امکان تعدیل و اصلاحات سریع را در صورت نیاز فراهم می‌کند.

بیشتر بخوانید: گردش کار چیست؟ چگونه می‌توان Workflow را بهینه کرد؟

 پیچیدگی و ساده‌سازی بیش از حد

فلوچارت‌ها می‌توانند ابزار مفیدی برای ‌‌‌فرایندهای ساده و سرراست باشند. با این حال، بسیاری از ‌‌‌فرایندهای تجاری ذاتا پیچیده هستند و شامل چندین نقطه تصمیم و حلقه‌های بازخورد هستند. نمایش چنین ‌‌‌فرایندهای پیچیده در یک نمودار جریان می‌تواند منجر به ساده‌سازی بیش از حد شود، جایی که جزئیات مهم و وابستگی‌های متقابل از بین می‌روند یا اشتباه درک می‌شوند. مدیران حرفه‌ای نیاز به درک جامع‌تر و دقیق‌تری از ‌‌‌فرایند ها دارند که از طریق روش‌های دیگر مانند نمودارها یا ابزارهای نقشه‌برداری ‌‌‌فرایند بهتر به دست می‌آیند.

 ارتباطات و همکاری محدود

در حالی که فلوچارت‌ها می‌توانند برای درک فردی موثر باشند، اما اغلب در مورد همکاری و ارتباطات تیمی کوتاهی می‌کنند. تفسیر فلوچارت‌های پیچیده ممکن است دشوار باشد و ممکن است به توضیح و آموزش گسترده نیاز داشته باشد. این می‌تواند ارتباط موثر درون تیم‌ها و بین بخش‌ها را مختل کند. علاوه بر این، فلوچارت‌ها بازنمایی ایستا هستند، فاقد تعامل و به‌روزرسانی در زمان واقعی هستند که برای تصمیم‌گیری مشترک ضروری است. از آنجایی که سازمان‌ها به طور فزاینده‌ای بر کار تیمی و همکاری متقابل تاکید می‌کنند، مدیران به دنبال ابزارهای تعاملی و مشارکتی بیشتری هستند که ارتباطات موثر و اشتراک دانش را تسهیل می‌کند.

ابهام متنی

فلوچارت‌ها معمولا روی «چه» و «چگونه» یک ‌‌‌فرایند تمرکز می‌کنند، اما اغلب نمی توانند جنبه‌های «چرا» و «چه موقع» را به تصویر بکشند. درک منطق اساسی و زمینه پشت یک ‌‌‌فرایند برای تصمیم‌گیری آگاهانه و ایجاد بهبود مستمر بسیار مهم است. با این حال، فلوچارت‌ها به تنهایی ممکن است این اطلاعات زمینه‌ای لازم را ارائه نکنند. مدیران حرفه‌ای اهمیت گرفتن زمینه وسیع‌تر را درک می‌کنند و به روش‌هایی مانند مستندسازی ‌‌‌فرایند، تحلیل زمینه‌ای و بینش‌های مبتنی بر داده روی می‌آورند تا درک جامع‌تری از ‌‌‌فرایندها به دست آورند.

 چشم‌انداز تکنولوژیک در حال تحول

پیشرفت سریع فناوری به طور قابل توجهی بر نحوه عملکرد و مدیریت ‌‌‌فرایندهای کسب و کار تاثیر گذاشته است. ابزارهای فلوچارت سنتی اغلب فاقد یکپارچگی با سیستم‌های دیجیتال و قابلیت‌های تجزیه و تحلیل داده‌ها هستند و کارایی‌‌ آن‌ها را در محیط مبتنی بر فناوری امروز محدود می‌کند. ابزارهای مدیریت ‌‌‌فرایند مدرن ویژگی‌های پیشرفته تری مانند اتوماسیون ‌‌‌فرایند، تجزیه و تحلیل در لحظه و ادغام با سیستم‌های نرم افزاری سازمانی را ارائه می‌دهند. مدیران حرفه‌ای از این ابزارها برای بهینه سازی عملکرد ‌‌‌فرایند، افزایش کارایی و هدایت نوآوری استفاده می‌کنند. برای بهره‌مندی از مشاوره و راهکارهای مناسب در این زمینه، می‌توانید از کلینیک کسب و کار اصفهان کمک بگیرید.

 تغییر به سمت روش‌های چابک و ناب

اتخاذ روش‌های چابک و ناب در بسیاری از سازمان‌ها مورد توجه قرار گرفته است و رویکردهای تکراری و مشارکتی برای بهبود ‌‌‌فرایند را ترویج می‌کند. این روش‌ها بر یادگیری مداوم، آزمایش و سازگاری تاکید دارند. فلوچارت‌ها با ماهیت ایستا و سفت و سخت خود به خوبی با ماهیت تکراری و پویا Agile و Lean همخوانی ندارند. از آنجایی که مدیران حرفه‌ای از این روش‌ها برای ایجاد چابکی و پاسخگویی سازمانی استقبال می‌کنند، به دنبال ابزارهای جایگزینی هستند که بهتر از این اصول پشتیبانی کند.

 BPM جایگزین فلوچارت‌

یکی از جایگزین‌های Flowchart برای مدیریت ‌‌فرایند، نرم افزار مدیریت ‌‌فرایند کسب و کار (BPM) است. نرم افزار BPM مجموعه‌ای جامع از ابزارها و ویژگی‌هایی را ارائه می‌دهد که به طور خاص برای مدیریت و بهبود ‌‌فرایند طراحی شده اند.

ابزارهای مدل‌سازی ‌‌فرایند، مانند ابزارهای مدل‌سازی ‌‌فرایند کسب ‌و کار و نمادگذاری (BPMN)، نمایش استاندارد و بصری‌تری از ‌‌فرایندها را ارائه می‌دهند. این ابزارها امکان ایجاد مدل‌های ‌‌فرایندی را فراهم می‌کنند که عناصر مختلفی مانند وظایف، رویدادها، دروازه‌ها و جریان‌ها را در بر می‌گیرد. مدل‌های ‌‌فرایند را می‌توان به راحتی به اشتراک گذاشت، اصلاح کرد و تجزیه و تحلیل کرد و رویکردی انعطاف‌پذیرتر و سازگارتر برای مدیریت ‌‌فرایند ارائه کرد.

 این راه حل‌های نرم افزاری طیف وسیعی از قابلیت‌ها را ارائه می‌دهند که فراتر از آن چیزی است که ابزارهای فلوچارت سنتی می‌توانند ارائه دهند.

بیشتر بخوانید: آموزش رسم نمودار bpmn و معرفی نمادها

سیستم‌های مدیریت گردش کار

سیستم‌های مدیریت گردش کار، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا ‌‌فرایندهای خود را به طور موثر خودکار و مدیریت کنند. این سیستم‌ها بستر دیجیتالی را برای تعریف، اجرا و نظارت بر گردش کار فراهم می‌کنند.‌ آن‌ها اغلب شامل ویژگی‌هایی مانند تعیین تکلیف، اعلان ها، تاییدیه‌ها و گزارش هستند که امکان اجرای کارآمد و کارآمد ‌‌فرایند را فراهم می‌کند.

این جایگزین‌های نرم‌افزار BPM ویژگی‌هایی مانند مدل‌سازی ‌‌فرایند، اتوماسیون، همکاری، تجزیه و تحلیل و یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها را ارائه می‌کنند که همه این موارد می‌توانند قابلیت‌های مدیریت ‌‌فرایند را فراتر از آنچه که ابزارهای فلوچارت سنتی ارائه می‌دهند، تا حد زیادی افزایش دهند. سازمان‌ها می‌توانند نرم‌افزار BPM را انتخاب کنند که به بهترین وجه با نیازهای خاص‌ آن‌ها هماهنگ باشد و از اهداف مدیریت ‌‌فرایند‌ آن‌ها پشتیبانی کند.

جمع‌بندی

در حالی که فلوچارت‌ها برای مدت طولانی جزء اصلی در مدیریت ‌‌‌فرایند بوده‌، مدیران حرفه‌ای به طور فزاینده‌ای از تکیه بر‌‌ آن‌ها دور می‌شوند. فقدان انعطاف‌پذیری، ساده‌سازی بیش از حد ‌‌‌فرایندهای پیچیده، ارتباطات محدود، ابهام زمینه‌ای، چشم‌انداز فناوری در حال تکامل، و تغییر به روش‌های چابک و ناب، همه عواملی هستند که در این تغییر نقش دارند.