مراحل سیستم سازی کسب و کار چیست؟  پیش از بررسی مراحل، ابتدا ماهیت سیستم سازی را مرور نماییم. سیستم سازی روشی برای ساده‌سازی و سرعت بخشیدن به فرایندها است. برای رشد کسب و کار راهی جز سیستماتیک کردن فرایندها وجود ندارد. دنیل بور در کتاب The Ravenous Brain می‌گوید:

«استعداد در تشخیص الگوها چیزی است که بیشتر مردم نمی‌دانند به آن نیاز دارند یا نمی‌دانند که آن را دارند. اگر بتوانیم داده‌ها را به یک الگو یا قانون تبدیل کنیم، نتایج تقریبا جادویی به دست می‌آید. دیگر نیازی نیست کوهی از داده را به خاطر بسپاریم. ما فقط باید یک قانون ساده را به یاد بیاوریم.»

برای اجرایی‌کردن این روش در کسب و کار خود تا آخر این مطلب با ما بمانید.

سیستم فرایندی شفاف و قابل تکرار است. به اقداماتی که برای ایجاد یک سیستم جدید انجام می‌شود سیستم سازی کسب و کار می‌گوییم. مزیت اصلی ایجاد یک سیستم این است که می‌توانیم فرآیندها را با ارزیابی و بررسی بهبود دهیم. از طرفی سیستم‌ها خطاهای فرایند را به حداقل می‌رسانند.

با سیستم‌ سازی کسب و کارها به سمت توسعه می‌روند و این توسعه منجربه خودکار شدن تمام یا بخشی از فرایند می‌شود. اگر نتوانیم فرایند خود را سیستماتیک کنیم، نمی‌توانیم آن را خودکار کنیم. پس برای رشد کسب و کار خود راهی جز سیستم سازی نداریم.

چگونه کسب و کار خود را سیستماتیک کنیم؟

در اینجا یک فرایند گام‌به‌گام ساده وجود دارد که باید برای سیستم سازی فرایندهای یک کسب و کار آ‌ن‌ها را دنبال کرد:

گام اول: مشخص کردن اهداف فرایند

این گام در اکثر مواقع فراموش می‌شود و حتی مدیران هم نمی‌دانند چه نتیجه‌ای از فرایند مطلوب است. قبل از تعریف فرایند باید هدفی که قرار است به آن رسید را مشخص کنیم. با هدف‌گذاری، وظایف و الویت‌ها هم تعیین می‌شود.

گام دوم: تعیین وظایف

هر فرایند از مجموعه‌ اقدامات و وظایف تشکیل می‌‌شود. برای اینکه بتوانیم فرایند را بشناسیم باید فعالیت‌ها را مشخص کنیم. در این مرحله وظایف تکراری و مشابه باید دسته‌بندی شوند تا در گام پنج قانون یا الگویی برای آن‌ها تعریف کنیم.

گام سوم: الویت‌بندی وظایف

مرحله‌ی بعد از شناسایی وظایف نوبت به الویت‌بندی آن‌ها می‌رسد. وظایفی که درجه اهمیت بالایی دارند اولویت بالاتری دارند. در مقابل فعالیت‌هایی وجود دارند که می‌توان آن‌ها را حذف کرد. گاهی با تغییر الویت‌بندی‌ها نتایج فرایند هم تغییر می‌کند. پس ارزیابی و الویت‌بندی باید براساس اهداف فرایند باشد.

گام چهارم: مستندسازی و ثبت فرایندها بر اساس اولویت

بعد از گام الویت‌بندی وظایف لازم است فرایند را به شکل مستند ثبت کنیم. در این مستندسازی مراحل فرایند را باید بر اساس توالی یا موازی بودن بنویسیم. این کار بهتر است تیمی انجام شود چرا که کارکنان از جزئیات فرایند اگاه‌تر هستند و نظرات آن‌ها کمک‌کننده است.

گام پنجم: الگوسازی کردن

الگوها در واقع فرصت بهبود مستمر را افزایش می‌دهند و به‌روزرسانی و مدیریت آن‌ها آسان است. بیشتر فرایندها شامل فهرستی بسیار مشابه از وظایف هستند. از الگوها برای کارهای تکراری استفاده می‌کنیم تا زمان ایجاد اسناد را کاهش دهیم. دستورالعمل‌ها و الگوها یکپارچگی را در یک پروژه یا فرایند ایجاد می‌کند.

گام ششم: پیاده‌سازی سیستم‌ها

هنگامی که فرایند مستند و الگوسازی شد، نوبت به اجرای آن می‌رسد. چند گام اول ممکن است کامل نباشد و احتمالا به مرور زمان نیاز به اصلاح دارد. اما نگران نباشید با پیاده‌سازی سیستم‌ها اشکالات و اصلاحات نمایان می‌شوند. با فرض ثابت ماندن اهداف فرآیند، روند کار باید در نهایت به آرامی اجرا شود و الگوها و سیستم سازی، انجام وظایف را آسان‌تر کند.

در ادامه به معرفی چند ابزار مهم و کاربردی برای پیاده‌سازی سیستم‌‌ها می‌پردازیم.

چند ابزار برای سیستماتیک کردن فرآیندها

در بخش بالا اشاره کردیم که فرایندهای مستندسازی، پیگیری آن‌ها را آسان‌تر می‌کند. ایجاد دستورالعمل‌ها یک گام اساسی در سیستم‌سازی است.

در اینجا چند نمونه از ابزارهایی که می توان از آن‌ها برای سیستماتیک‌کردن فرایندها استفاده کرد آورده‌ایم:

• چک لیست‌ها
• قالب‌ها
• نقشه‌های راه
• تقویم‌ها
• نمودارها
• برنامه‌های مدیریت وظیفه

 برنامه‌های مدیریت وظیفه بر روی یک سری وظایف خطی تمرکز می‌کنند و برای فرایندهای تجاری که بسیار قابل تکرار هستند مفیداند.

اما نرم‌افزارهای پیچیده‌تری هم برای تسهیل مراحل سیستم سازی کسب و کار وجود دارند. پلتفرم‌های منابع انسانی نمونه‌ای از برنامه‌های تخصصی هستند که می‌توانند برای سیستم‌بندی گردش‌های کاری خاص منابع انسانی، مانند استخدام، حضور در کارکنان، حقوق و دستمزد، حضور و غیاب و غیره استفاده شوند. پلتفرم‌های CRM نیز ابزار تخصصی دیگری هستند که فرایندهای فروش و بازاریابی را نظام‌مند می‌کنند.

در برخی موارد، بهتر است از یک ابزار عمومی مانند برنامه مدیریت وظایف استفاده کنید. در موارد دیگر، بهتر است از یک ابزار تخصصی مانند پلتفرم منابع انسانی یا پلتفرم CRM استفاده کنید. انتخاب ابزار بسته به نیاز کسب و کار و هدف فرایند اتفاق می‌افتد. اگرچه بعضی برنامه‌ها ممکن است پیچیده به نظر برسند، اما مزایای سیستم سازی بسیار بیشتر از این پیچیدگی است.

حتی اگر تا الان به مدیریت فرایند در کسب و کار خود فکر نکرده‌اید، هنوز دیر نیست. به احتمال زیاد، شما هر روز انرژی و زمان زیادی را صرف تکمیل لیست کارهای خود می کنید. اگر این زمان را صرف سیستماتیک‌کردن فرایندهای خود بکنید تعادل بهتری بین کار و زندگی ایجاد می‌کند. سیستم‌سازی خستگی و فرسودگی شغلی را کاهش می‌دهد و بهره‌وری و خلاقیت را افزایش می‌دهد که همه‌ی این‌ها منجر به افزایش خلاقیت و فرصت پیشرفت می‌شود.