سیستم سازی کسب و کار یا Business Systemization به معنای ایجاد سیستم‌های متناسب برای کسب و کار شما با هدف بهبود کارایی، کاهش خطا، افزایش تولیدی و کاهش وابستگی به افراد است. این فرایند شامل شناختن و توصیف فرایندها، استانداردسازی آن‌ها، مستندسازی مراحل، تجزیه و تحلیل داده‌ها، توزیع مسئولیت و رصد مداوم آن‌ها است. در نتیجه سیستم سازی کسب و کار برای کسب و کارها به جهت بهبود فرآیندها و رشد پایدار بسیار کلیدی است. در ادامه به نحوه‌ی طراحی و پیاده‌سازی سیستم سازی برای بهبود عملکرد یک شرکت می‌پردازیم.

مزایای سیستم سازی کسب و کار چیست؟

سیستم سازی یک فرایند برای طراحی، پیاده سازی و بهره‌برداری سامانه‌ها، شبکه‌ها و نرم افزارها برای بهبود عملکرد سازمان‌ها است. مزایای سیستم سازی عبارت‌اند از:

بهبود کارایی: با استفاده از سیستم سازی، می‌توان برای حل مشکلات و بهبود عملکرد سامانه و نرم افزار، برنامه‌های بهبود کارایی ایجاد کرد.

کاهش خطا: سیستم سازی به کاهش خطاها کمک می‌کند. با این رویکرد می‌توان مشکلات را در هر مرحله از چرخه‌ی نرم‌افزار راحت‌تر شناسایی و رفع کرد.

بهبود کیفیت: برای تولید سامانه‌های با کیفیت بالا که با نیازهای کاربران سازگار باشد و همچنین قابل اعتماد باشد، استفاده از سیستم سازی ضروری است.

سازماندهی بهتر: با استفاده از روش‌های سیستم سازی، می‌توان ساختار جامعی برای سازماندهی فرایند تولید و خدمات به دست آورد که یکپارچه باشد.

هماهنگی بیشتر: با استفاده از سیستم سازی، همه اعضای گروه می‌توانند برای حل مشکلات و تصمیم گیری‌ها به هماهنگی بیشتری دست یابند که باعث کاهش زمان تلف شده و افزایش بهره وری می‌شود.

8 گام طراحی و پیاده سازی سیستم سازی

طراحی و پیاده سازی سیستم سازی برای بهبود عملکرد یک شرکت به نوع فعالیت‌ها و هدف نهایی این شرکت وابسته است. طراحی و پیاده سازی یک سیستم سازی برای یک شرکت، به طور کلی از مراحل زیر تشکیل می‌شود:

1. تعریف الگوی کسب ‌و کار شرکت: برای بهینه شدن فرایندهای شرکت، شناخت بهتر شرکت و الگوی کسب ‌و کار آن توصیه می‌شود.
2. تحلیل نیازهای شرکت: مصاحبه با کارمندان و کاربران به بررسی و تحلیل نیازهای سیستمی شرکت بسیار کمک می‌کند.
3. تعریف موارد کاربرد: باید تعیین کنید که سیستم چه عملکردهایی باید داشته باشد. مثلا در سیستم سازی یک کسب و کار عملیات تولید، حمل‌ونقل، مدیریت انبار و موارد دیگر را می‌توان مرحله‌های مختلفی از سیستم در نظر گرفت.
4. طراحی سیستم: شامل طراحی سخت‌افزاری، عملیات نرم‌افزاری، مدیریت داده و بخش‌های متفاوت دیگر است. در این مرحله برآورد هزینه و منابع مورد نیاز برای پیاده‌سازی سیستم انجام می‌شود.
5. توسعه نرم‌افزاری: در این بخش، بر اساس طراحی سیستم نرم‌افزار پیاده‌سازی می‌شود.
6. تست سیستم: پس از پیاده‌سازی سیستم، باید تست‌های لازم انجام شود تا پایداری و بهره‌وری سیستم بررسی شود.
7. راه‌اندازی سیستم: بعد از تست، سیستم به صورت کامل در محیط اصلی شرکت نصب و راه‌‌اندازی می‌شود.
8. پشتیبانی و نگهداری سیستم: پس از راه‌اندازی لازم است تا سیستم پشتیبانی و نگهداری شود تا مشکلات احتمالی حل شوند و سیستم بهینه شود.

در کل سیستم سازی برای بهبود عملکرد یک شرکت، نیازمند تمرکز بر نیازهای شرکت و تلاش بی وقفه برای بهبود فرایندهای داخلی است.

چگونه کسب و کار خود را سیستم سازی کنیم؟

برای آن که رویکردی سیستمی داشته باشیم ابتدا باید بخش‌های مختلف یک کسب و کار را تفکیک کنیم. وقتی کار به بخش‌های کوچک تقسیم شود سیستم سازی راحت‌تر می‌شود. سیستم کسب و کار شما شامل سه جزء اصلی زیر است:

• افراد
• اسناد و فرایندها
• تجهیزات و ابزار

برای سیستم سازی کسب و کار باید هر سه جزء کسب و کار را سیستمی کنیم. هر جزء خود زیر گروه‌هایی دارد که با شناسایی آن‌ها جزئیات کار واضح‌تر می‌شود. در ادامه به چگونگی سیستم سازی بخش‌های مختلف یک کسب و کار می‌پردازیم.

سیستم سازی افراد

در فرایند بهینه‌کردن و سیستم سازی افراد، باید به چندین بخش توجه داشته باشید:

• به گزینش نیروهای استخدامی کنید.
• بخش آموزش سازمان خود را سیستمی و پربازده کنید.
• تا جای امکان کارها و وظایف را تفیض کنید.
• در صورت نیاز، برخی از کارمندان را اخراج کنید.

سیستم سازی اسناد و فرایندها

در هر کسب و کار فرایند ها و کارها باید شرح و دستورالعمل داشته باشند. این امر باعث می‌شود کارها مدام بهبود پیدا کنند و فرایندها مستندسازی شوند. همچنین هرچه وظایف واضح‌تر باشد عملکرد کارکنان بهتر خواهد شد. برای مثال اگر فرایند بازاریابی محتوایی یک شرکت مکتوب باشد و برای حالت‌های مختلف پیش‌بینی‌های لازم ثبت شده باشد به فرایند، سرعت بخشی می‌شود. از طرفی در زمان بحران طبق آن تصمیم‌گیری‌ها اتفاق می‌افتد.

سیستم سازی ابزارها و تجهیزات

ابزارها و تجهیزات بخش جدایی ناپذیر کسب و کارها هستند مثل کامپیوتر، تلفن، وب‌سایت، سامانه پیامکی، نرم افزارها و… . تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری کمک می‌کنند تا کارهای تکراری و خسته‌کننده خودکار انجام شوند. ابزارها در صرفه‌جویی زمان کمک‌دهنده هستند.

از جمله ابزارهای پر کاربرد کسب و کارها عبارتند از:

• استفاده از سیستم پیامکی هوشمند برای پشتیبانی مشتریان
• ابزار TO DO و ترلو برای زمانبندی، تقسیم کارها و پیگیریشان
• ابزارهای کارآمد گوگل مثل: گوگل شیت، تقویم گوگل، فرم‌های گوگل

چرایی استفاده از سیستم سازی

اگر در سازمان‌ها سیستم‌سازی پیاده‌سازی شود کارها روی ریل می‌افتد و شرکت به سمت توسعه حرکت می‌کند. سیستم سازی یک فرایند دائمی است که همیشه امکان بهتر شدن آن وجود دارد. با کاهش هزینه‌ها و صرفه جویی در زمان روی مقیاس پذیری کسب و کار خود تمرکز کنید.