در سال‌های اخیر و بصورت ویژه، ماه‌ ­های اخیر نابسامانی‌های اقتصادی، اجتماعی و سیاسی کشور، شرکت‌های زیادی را به سمت بحران مالی کشانده است. در این شرایط طبیعی است که مدیران به دنبال راهکار‌های ساده برای ادامه فعالیت با روش­ های کم هزینه‌تر بگردند.

در این مقاله قصد نداریم به روش های کاهش هزینه یا cost cutting بپردازیم، چرا که در دنیایی که پر از تغییرات و تحولات جدی در بازه زمانی کوتاه است و همچنین در شرایط کنونی جامعه ما که هر روز با قوانین و تصمیمات جدیدی روبرو می‌­شویم که هر کدام مسیر کاری و فرایندهای اجرایی کسب و کار ما را دستخوش تغییرات جدی می­‌کند، سخن گفتن از روش­‌ها یا تکنیک‌های کاهش هزینه احتمالا تاریخ انقضای محدودی دارد.

بهترین روش برای کاهش هزینه ها چیست؟

در این مقاله به جای اینکه چند عدد ماهی را در قالب روش کاهش هزینه‌های اجرایی کسب و کار به شما ارائه کنیم، به سراغ ماهیگیری می ­رویم! و یک روش برای چگونگی پیداکردن راهکارهای جدید ارائه می­ کنیم.

برگزاری جلسات عمومی کاهش هزینه

تکنیک‌­ها و راهکارهای رایج و کلان در مورد کاهش هزینه یا cost cutting را می‌توان با سرچ در گوگل هم پیدا کرد اما در هر شرکت یا کسب و کاری ممکن است به تناسب فرهنگ سازمانی، روش‌های بسیار ساده‌تر و گاهی موثرتر هم وجود داشته باشد که بیش از هر کسی کارکنان آن سازمان به این موارد واقف هستند. بنابراین وقتی می خواهیم هزینه‌های اجرایی و هزینه‌های فرایند کسب و کار خود را کاهش دهیم، چه کسی می تواند بهتر از افرادی که روزانه مستقیم با این هزینه‌ها درگیر و در تعامل هستند برای کاهش آن‌ها ایده‌پردازی کند؟

بنابراین پیشنهاد ما این است که بجای اینکه نسخه‌های پیچیده شده عمومی و کلی را انتخاب کنید که هم ناچار هستید آن‌ها را با کسب و کار خودتان تناسب دهید و بازنویسی کنید و هم ممکن است در نهایت دست­اورد مورد انتظار را هم برای شما ایجاد نکند، به سراغ کارکنان سازمان خودتان بروید و از آن‌ها بخواهید نسخه اختصاصی کسب و کار خودتان را بپیچید.

در شرایط بحران مالی و زمانی که استراتژی کاهش هزینه دارید، برگزاری جلسات کاهش هزینه (Cost cutting) یکی از بهترین و پربازده ترین ایده‌های ممکن است.

چرا برگزاری جلسات کاهش هزینه را پیشنهاد می­کنیم؟

برخی مدیران جلسات کاهش هزینه را جدی نمی‌گیرند، چون به نظر کار ساده‌ای می‌آید یا تصور می­کنند با کمک گرفتن از مشاور یا متخصص نتیجه خیلی بهتری بدست می­ آید در صورتی که اگر به مزایای آن توجه کنیم، قبل از هر تصمیم دیگری به سراغ این تکنیک می‌رویم. تعدادی از محاسن برگزاری جلسات Cost Cutting را با هم بررسی می‌کنیم:

• ایده‌هایی که مطرح می­‌شوند ساده­‌تر هستند و نسبت به تکنیک های عمومی از قابلیت اجرایی بالاتری برخوردارند.
• چون پیشنهادات از جانب خود کارکنان مطرح می­‌ شود، همراهی بهتری در اجرا صورت می‌گیرد و حس مشارکت بالاتری را تجربه خواهیم کرد.
• ایده‌ها بصورت مداوم با تغییر رویه‌های کاری ما به روز می‌­شوند و در طول زمان بصورت ضمنی، فرهنگ صرفه­‌جویی و حفظ منابع مالی در سازمان نهادینه می­‌شود.
• هیچ کس بهتر از اعضای یک سیستم نمی‌تواند مشکلات اتلاف هزینه‌ی آن را تشخیص دهد.
• ما به دنبال پیداکردن راهکارهای کاهش هزینه هستیم، این روش هزینه‌ی جدیدی به سیستم وارد نمی‌کند.

چطور جلسه کاهش هزینه برگزار کنیم؟

این جلسات باید بصورت عمومی و با مشارکت همه کارکنان برگزار شود. در جلسه cost cutting قرار است با پیشنهادات خود کارکنان، هزینه‌های سیستم را مدیریت و بهینه کنیم. اجرای این روش در شش گام اتفاق می‌افتد:

گام اول: بیان وضعیت فعلی کسب‌وکار و شفاف سازی

در ابتدا مدیر یا نماینده وی، باید کارکنان را در جریان وضعیت شرکت قرار دهد و مشخص شود آیا شرکت در بحران مالی قرار دارد؟ یا برای مدیریت هزینه و پیشگیری از درگیری با بحران در حال طراحی اقدامات پیشگیرانه هستیم؟ مشکلات فعلی و مشکلات احتمالی پیش‌رو را با آن‌ها در میان می­‌گذاریم و بر اهمیت مشارکت آنان در این موضوع تاکید می‌نماییم.

گام دوم: درخواست کمک و ایده پردازی از کارکنان

از کارکنان می­‌خواهیم در ردیابی بخش‌هایی که اتلاف هزینه رخ می‌دهد به ما کمک کنند، همچنین راهکار و پیشنهادشان برای بهبود وضعیت و توقف پِرت هزینه ارائه دهند. نتایج این جلسات معمولا مدیران را متعجب می‌کند چرا که با نکات و ایراداتی روبرو می‌شوند که هیچ وقت به چشمشان نیامده است.

گام سوم: بررسی پیشنهادات و انتخاب ایده های اجرایی

بعد از جمع‌آوری ایده‌ها باید پیشنهادها را غربال و دسته‌بندی کنیم. گاهی لازم است یک ایده را پرورش دهیم تا به یک ایده‌ی عالی تبدیل شود. سپس بهترین ایده‌­ها را انتخاب می­‌کنیم. بهترین ایده ها، مواردی هستند که از نظر قابلیت اجرا امتیاز بالاتری بگیرند و تخمین ما از اثربخشی آن­‌ها نیز قابل توجه باشد.

گام چهارم: پیاده‌سازی راهکارها

در این گام برای هر ایده منتخب، تعدادی اقدام یا دستورالعمل مشخص می‌­کنیم و به مسئول مربوطه ارجاع می­‌دهیم. حتی شاید لازم باشد یکی از کارکنان سازمان را بعنوان مسئول کنترل اجرای اقدامات کاهش هزینه انتخاب کنیم. البته قبل از پیاده‌سازی اقدامات، حتما شاخص‌هایی برای سنجش هم در نظر می­‌گیریم تا پس از اجرا امکان بررسی و تصمیم­‌گیری در مورد ادامه اجرای آن فراهم باشد.

گام پنجم: بررسی نتیجه اجرای اقدامات کاهنده هزینه

پس از گذشت مدت مشخصی از اجرای یک ایده، نوبت به ارزیابی آن و محاسبه مبلغ صرفه جویی در هزینه می‌­رسد. با توجه به شاخص‌های ارزیابی که در گام چهارم مشخص کرده بودیم، اجرای این گام ساده خواهد بود.

گام ششم: پرداخت پاداش

شاید تعجب کنید ولی مهم­ترین گام در این چرخه، پرداخت پاداش است، چون بهره‌­وری جلسه cost cutting به کیفیت ایده‌های مطرح شده از جانب کارکنان بسیار وابسته است. وقتی همکار ما بداند ایده او در کاهش هزینه‌های شرکت محترم و باارزش شمرده می­‌‌شود، نه تنها مشارکت فعال­ تری در جلسات خواهد داشت، بلکه ایده‌های بعدی او از کیفیت بالاتری نیز برخوردار خواهد بود. بعد از محاسبه مبلغ صرفه‌جویی حاصل از اجرای یک ایده، درصدی از آن مبلغ را بعنوان پاداش به صاحب ایده بپردازید و منتظر تغییرات چشمگیر در جلسات بعدی باشید.

 چند نکته برای بالابردن کیفیت جلسات کاهش هزینه

• نکته اساسی در این تکنیک، تکرار و تداوم جلسات است. با تکرار جلسات کم‌کم ایرادات و موانع شناسایی و برطرف می‌شوند.
• جلسات را ماهانه و بصورت منظم برگزار کنیم. بهتر است یک فرد را از مجموعه انتخاب کنیم و مدیریت جلسات را به او بسپاریم.
• طراحی فرم‌های ارائه ایده و نظرسنجی در افزایش تعامل و دسته‌بندی راحت‌تر بسیار موثر است.
• مدیران مجموعه باید فضایی امن و آزاد برای کارکنان فراهم کنند و به آنان اطمینان خاطر بدهند که ایده­ ها قضاوت نخواهند شد.

کلام آخر

اجرای جلسات کاهش هزینه را به شرایط بحران مالی محدود نکنیم! اگر اجرای جلسات دوره‌­ای و منظم را در برنامه‌ی شرکت خود قرار دهیم، قبل از برخورد با مشکل، بسیاری از هزینه‌های اضافه کاهش خواهد یافت و در بحران مالی نیز توان مدیریت بالاتری داریم.