روش کانبان (Kanban) یک روش مؤثر برای بهینه سازی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار است که به‌ویژه در تولید، توسعه نرم‌افزار و تیم‌های کاری کاربرد دارد. این سیستم بصری و قدرتمند با تجسم گردش کار، محدود کردن کارهای در حال پیشرفت (WIP) و مدیریت جریان کارها، بهره‌وری را افزایش داده و ضایعات را کاهش می‌دهد. روش کانبان با رویکردی منعطف، شفافیت و کارایی را بهبود می‌بخشد و به تیم‌ها امکان می‌دهد تا به طور مستمر فرآیندهای کسب و کار خود را بهینه کنند. برای آشنایی با اصول کلیدی، شیوه‌های پیاده‌سازی و مزایای روش کانبان، ادامه مقاله را مطالعه کنید.

روش مدیریت پروژه کانبان

روش کانبان چیست؟ Kanban که در زبان ژاپنی به معنای «تابلو» یا «کارت بصری» است. کانبان در هسته خود یک سیستم مدیریت پروژه بصری است که هدف آن بهبود کارایی گردش کار با تجسم کار، محدودکردن کار در حال پیشرفت و تقویت جریان پایدار کارها است. در حالی که کانبان از ابتدا در صنعت توسعه نرم افزار محبوبیت پیدا کرد، اصول و شیوه‌های آن در طیف گسترده‌ای از حوزه‌ها و صنایع قابل اجرا است. Kanban با موفقیت در تیم‌های بازاریابی، بخش‌های منابع انسانی، برنامه ریزی رویداد، مراقبت‌های بهداشتی و حتی بهره‌وری شخصی، پیاده سازی شده است. انعطاف‌پذیری و سازگاری کانبان آن را به روشی همه کاره تبدیل می‌کند که می‌تواند متناسب با نیازها و الزامات خاص زمینه‌های مختلف طراحی شود. در ادامه اصول کلیدی این سیستم را خواهیم دید. سیستم سازی برای کسب و کار می‌تواند با پیاده‌سازی کانبان در فرآیندها، جریان کار را بهینه کرده و بهره‌وری تیم‌ها را افزایش دهد.

اصول کلیدی کانبان به زبان ساده

برای اجرای موثر Kanban، درک اصول کلیدی آن بسیار مهم است. بیایید این اصول را بررسی کنیم:

تجسم گردش کار

اولین اصل کانبان تجسم گردش کار است. این شامل ایجاد یک نمایش بصری از کل گردش کار، از ابتدا تا انتها، با استفاده از یک تخته Kanban است. تخته معمولا از ستون‌هایی تشکیل می‌شود که مراحل مختلف گردش کار را نشان می‌دهند و کارت‌ها یا یادداشت‌های چسبنده که وظایف یا موارد کاری را نشان می‌دهند. تجسم تیم‌ها را قادر می‌سازد تا درک روشنی از فرآیند کار به دست آورند، گلوگاه‌ها را شناسایی کنند و پیشرفت را دنبال کنند.

بیشتر بخوانید: گردش کار چیست؟ چگونه می‌توان Workflow را بهینه کرد؟

محدودکردن کارها (WIP)

روش مدیریتی کانبان بر اهمیت محدودکردن کار در حال پیشرفت تاکید دارد. با تعیین محدودیت‌های صریح بر تعداد وظایف یا موارد کاری که می‌توانند در هر زمان معین در حال انجام باشند، تیم‌ها از بارگذاری بیش از حد خود جلوگیری می‌کنند. همچنین جریان کار ثابتی را حفظ می‌کنند. محدودکردن کارهای در جریان به کاهش تغییر زمینه، بهبود تمرکز و جلوگیری از تنگناهایی که می‌توانند بهره‌وری را مختل کنند، کمک می‌کند.

مدیریت جریان

کانبان بر مدیریت جریان کار از طریق سیستم تمرکز دارد. هدف دستیابی به یک جریان روان و مستمر از یک مرحله به مرحله دیگر است که تاخیرها و وقفه‌ها را به حداقل می‌رساند. تیم‌ها جریان کار را نظارت می‌کنند، مناطق پر ازدحام را شناسایی می‌کنند و اقداماتی را برای بهینه سازی جریان اجرا می‌کنند.

مشخص‌کردن خط مشی‌های فرآیندی

کانبان خط مشی‌های فرآیندها را صریح و شفاف می‌سازد. خط ‌مشی‌های فرآیند نحوه انجام کار را از جمله دستورالعمل‌ها، قوانین و استانداردها تعریف می‌کنند. با مشخص کردن این خط‌ مشی‌ها، تیم‌ها درک مشترکی ایجاد می‌کنند و از سازگاری در نحوه انجام کار اطمینان می‌دهند. سیاست‌های فرآیند صریح همچنین به شناسایی زمینه‌های بهبود و تسهیل همکاری بین اعضای تیم کمک می‌کند.

شیوه‌های اصلی پیاده‌سازی کانبان

مشاور کسب و کار در اصفهان می‌تواند به تیم‌ها در انتخاب و پیاده‌سازی این روش‌ها کمک کند تا بهترین نتیجه را در بهینه‌سازی گردش کار و افزایش بهره‌وری کسب کنند. همچنین، برای اجرای موثر Kanban، تیم‌ها می‌توانند چندین روش اصلی را اتخاذ کنند:

تجسم گردش کار: یک تخته کانبان ایجاد کنید که نشان‌دهنده‌ی گردش کار باشد. از ستون‌ها برای به تصویر کشیدن مراحل مختلف استفاده کنید و از کارت‌ها یا یادداشت‌های چسبنده برای نمایش وظایف یا موارد کاری استفاده کنید. کارت‌ها را در ستون‌های مناسب قرار دهید تا یک نمایش بصری از روند کار ارائه شود.

انواع موارد کاری را تعریف کنید: انواع مختلفی از موارد کاری یا وظایفی را که در سیستم جریان خواهند داشت به وضوح تعریف کنید. این به دسته‌بندی و اولویت‌بندی کار کمک می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که تیم روی ارائه‌ی با ارزش‌ترین موارد تمرکز دارد.

تنظیم محدودیت‌های کارهای در حال انجام: حداکثر تعداد موارد کاری را که می‌تواند در هر مرحله از گردش کار در حال انجام باشد، تعیین کنید. محدودیت‌های WIP صریح را برای هر ستون در برد Kanban تنظیم کنید. این محدودیت‌ها از بارگذاری بیش از حد جلوگیری می‌کند و تیم‌ها را تشویق می‌کند تا قبل از شروع کارهای جدید کار را به پایان برسانند.

اندازه‌گیری و نظارت بر زمان انجام کار: مدت زمانی را که طول می‌کشد تا یک مورد کاری از ابتدا تا انتها در جریان کار حرکت کند، پیگیری کنید. اندازه‌گیری و نظارت بر زمان انجام کار برای شناسایی زمینه‌های بهبود و بهینه‌سازی جریان کار.

اجرای استندآپ‌های روزانه: جلسات استندآپ روزانه منظم را برای همگام سازی اعضای تیم و بحث در مورد پیشرفت، چالش‌ها و فرصت‌های همکاری برگزار کنید. این جلسات کوتاه باعث شفافیت، همسویی و تصمیم گیری سریع می‌شود.

بهبود مستمر: تیم را تشویق کنید تا به طور منظم در مورد فرآیندهای خود فکر کنند، زمینه‌های بهبود را شناسایی کنند و تغییرات را آزمایش کنند. جلسات گذشته‌نگر را برای تسهیل بحث‌های مشترک و ایجاد بهبود مستمر اجرا کنید.

بیشتر بخوانید: سیستم اجایل چیست؟ اجایل به زبان ساده

مزایای روش مدیریتی کانبان

پیاده سازی Kanban چندین مزیت قابل توجه برای سازمان‌ها دارد:

• افزایش بهره‌وری: کانبان به تیم‌ها کمک می‌کند گردش کار خود را ساده کنند. همچنین تنگناها را از بین می‌برد و ضایعات را کاهش می‌دهند که منجر به افزایش بهره‌وری می‌شود. با تجسم کار، تعیین محدودیت‌های WIP و مدیریت جریان، تیم‌ها می‌توانند بر ارائه ارزش و انجام کارها به طور موثر تمرکز کنند.
• بهبود کارایی: کانبان تیم‌ها را قادر می‌سازد تا ناکارآمدی‌ها را در فرآیندهای خود شناسایی و برطرف کنند. با نظارت مستمر و بهینه‌سازی جریان کار، تیم‌ها می‌توانند زمان انتظار را کاهش دهند، انتقال‌ها را به حداقل برسانند و فعالیت‌های غیرضروری را حذف کنند که منجر به بهبود کارایی می‌شود.
• افزایش دید و شفافیت: Kanban دید واضحی را در مورد وضعیت وظایف و گردش کار کلی فراهم می‌کند. این شفافیت هماهنگی، همکاری و تصمیم گیری بهتر در تیم و با سهامداران را امکان پذیر می‌کند. همه می‌توانند به راحتی پیشرفت را ببینند، تنگناهای بالقوه را شناسایی کنند و در صورت نیاز تغییرات آگاهانه انجام دهند.
• انعطاف‌پذیری و سازگاری: کانبان انعطاف‌پذیری و سازگاری را در بر می‌گیرد و به تیم‌ها اجازه می‌دهد به سرعت به تغییرات و تغییر اولویت‌ها پاسخ دهند. با توانایی تنظیم محدودیت‌های WIP، اولویت‌بندی مجدد وظایف، و آزمایش با بهبود فرآیند، تیم‌ها می‌توانند به راحتی با الزامات در حال تحول و شرایط بازار سازگار شوند.
• افزایش رضایت مشتری: با تمرکز بر ارائه ارزش و بهبود مستمر گردش کار، کانبان به افزایش رضایت مشتری کمک می‌کند. جریان کارآمد کار و زمان کوتاه‌تر منجربه تحویل سریع‌تر محصولات یا خدمات با کیفیت بالا، برآورده کردن انتظارات مشتری و تقویت روابط بلندمدت می‌شود.
• توانمندسازی و مشارکت تیم: کانبان فرهنگ همکاری، توانمندسازی و مشارکت را در تیم ترویج می‌کند. کانبان با مشارکت‌دادن اعضای تیم در ابتکارات بهبود فرآیند، ایجاد دید و کنترل بر کارشان، و تقویت حس مالکیت، روحیه، انگیزه و رضایت شغلی را افزایش می‌دهد.

سخن پایانی

روش برنامه ریزی کانبان یک رویکرد قدرتمند برای بهینه‌سازی کارایی گردش کار، کاهش ضایعات و ارتقای بهبود مستمر ارائه می‌دهد. با تجسم کار، محدودکردن کار در حال پیشرفت، مدیریت جریان، و تقویت همکاری و آزمایش، تیم‌ها می‌توانند بهره‌وری، کارایی و رضایت مشتری را بیشتر کنند. چه در توسعه نرم افزار، بازاریابی، یا هر حوزه دیگری، Kanban چارچوبی را برای تیم‌ها فراهم می‌کند تا به طور موثر به اهداف خود برسند و با چشم‌انداز کسب و کار در حال تغییر سازگار شوند. پذیرش اصول و شیوه‌های کانبان می‌تواند منجربه تحول در نحوه مدیریت و اجرای کار  و در نهایت باعث موفقیت و رشد سازمان‌ها در دنیای رقابتی امروز شود.