در دنیای کسب و کار پر سرعت و همیشه در حال تحول امروزی، کارآفرینان و صاحبان مشاغل اغلب خود را زیر بار وظایف و مسئولیت‌های بی‌شماری می‌بینند. در نتیجه، نیاز به ساده‌سازی فرآیندهای مهم تجاری برای رشد و موفقیت شرکت بسیار مهم است. سیستم سازی کسب و کار شما می‌تواند کلید طول عمر آن باشد. با این حال، اگر به درستی انجام نشود، می‌تواند مملو از مشکلات باشد. در این مقاله، 5 تا از اشتباهات رایج سیستم سازی کسب‌ و کار و نحوه اجتناب از آن‌ها را مورد بحث قرار خواهیم داد.

1_ بیش از حد پیچیده کردن سیستم‌ها

یکی از مهم‌ترین اشتباهات رایج سیستم سازی، پیچیده‌کردن بیش از حد فرایندهای موجود است. زمانی که صاحبان مشاغل تصور می‌کنند پیچیدگی بیشتر منجربه کارایی بهتر می‌شود، این اشتباه به راحتی انجام می‌شود. با این حال، پیچیدگی در سیستم‌های کسب‌ و کار می‌تواند منجر به سردرگمی کارکنان، کاهش بهره‌وری و در نهایت تاثیر منفی بر قیمت نهایی شود. سیستم‌های کسب و کار باید برای همه افراد سازمان شما ساده و قابل درک باشد. اگر کارکنان شما به طور کامل از آنچه از آن‌ها انتظار می‌رود یا نحوه انجام کار خود آگاه نباشند، سازمان شما با ناکارآمدی و اختلالات ارتباطی مواجه خواهد شد که منجر به خطا و تاخیر می‌شود.

برای جلوگیری از پیچیدگی بیش از حد، ضروری است که مطمئن شوید که سیستم‌های شما با در نظر گرفتن سادگی طراحی شده‌اند. صاحبان مشاغل باید کارکنان را در هر مرحله از طراحی و پیاده سازی مشارکت دهند تا مطمئن شوند که سیستم‌های آن‌ها واقعا کار می‌کند و برای تیم معنادار است. علاوه بر این تلاش کنید تا فرایندها را به مراحل آسان برای درک تقسیم کنید، که در نهایت می‌تواند به نتایج کارآمدتری منجر شود.

2_ نادیده گرفتن ورودی کارکنان

قطع ارتباط بین مدیریت بالا و کارکنان سطوح پایین می‌تواند به شکل نادیده گرفتن نظرات کارکنان رخ دهد. کارکنان خیرین و اجراکنندگان اصلی سیستم‌های تجاری هستند، بنابراین بازخورد آن‌ها هم مرتبط و هم ارزشمند است. اغلب، مدیران سیستم‌ها و رویه‌ها را ایجاد و تنظیم می‌کنند بدون اینکه از افرادی که وظیفه اجرای آن‌ها را دارند، نظر دریافت کنند. این نظارت می‌تواند تاثیرات جدی بر روحیه کارکنان و در نهایت بر کسب و کار شما داشته باشد.

برای جلوگیری از این اشتباه، صاحبان مشاغل باید از تمام سطوح تیم خود به دنبال نظرات باشند. اطمینان حاصل کنید که افرادی که به طور روزانه از سیستم‌ها استفاده می‌کنند، از ابتدا تا انتها با در نظر گرفتن ورودی‌ها در فرایند کلی طراحی درگیر هستند. کارکنان همچنین باید برای ابراز نگرانی یا ارائه پیشنهادات خود احساس قدرت کنند. ارتباطات درون یک شرکت برای یک سیستم تجاری موفق حیاتی است و تضمین می‌کند که همه احساس می‌کنند شنیده می‌شوند و با ارزش هستند

 3_ عدم تعیین اهداف قابل اندازه گیری

یکی دیگر از اشتباهات رایج سیستم سازی که کسب و کارها هنگام با آن مواجه می‌شوند، عدم تعیین اهداف قابل اندازه‌گیری است.

• هدف سیستم سازی چیست؟
• چه مزایایی را می‌توانید در نتیجه سیستم سازی انتظار داشته باشید؟
• پس از پیاده‌سازی یک سیستم جدید، باید به چه نتایج خاصی دست یافت؟

همه این‌ها سوالات مهمی هستند که باید قبل از اجرای هر سیستم جدیدی در سازمان خود در نظر بگیرید.

 صرفا بیان اینکه می‌خواهید سرنخ‌ها را بهتر ثبت و مدیریت کنید به اندازه کافی خاص نیست. هدف باید مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان باشد. هر سیستم باید دارای شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) باشد که اطمینان حاصل شود که اثربخشی هر جزء قابل اندازه‌گیری است. وجود KPI به این معنی است که صاحبان مشاغل می‌توانند پیشرفت را ردیابی کنند، کاستی‌ها را شناسایی کنند و زمینه‌هایی را که کار نمی کنند بهبود بخشند.

4_ اتوماسیون فراگیر

اتوماسیون فرایندهای مختلف می تواند به طور باورنکردنی برای مشاغل مفید باشد و در زمان و هزینه صرفه‌جویی کند. با این حال، اتکای بیش از حد به اتوماسیون می‌تواند منجر به تجربه خدمات رباتیک به مشتری شود و مشتریان و کارمندان را از خود دور کند. ارتباط خودکار موثر است اما فقط تا یک نقطه. غفلت از تعامل انسانی برای روابط تجاری مضر است و در بیشتر موارد افراد ترجیح می‌دهند به جای ماشین، رابطه را با یک فرد ادامه دهند.

یک سیستم خوب باید عناصر انسانی را در اتوماسیون ادغام کند و اطمینان حاصل کند که مشتریان می‌دانند همیشه انسانی برای کمک به آن‌ها وجود دارد. علاوه بر این، خودکارسازی گردش کار باید تعادلی بین عملکرد کارآمد و لمس شخصی ایجاد کند. اطمینان از اینکه تیم شما ابزار مناسبی برای خدمت رسانی سریع و شخصی به مشتریان دارد، سیستم کسب و کار شما را ارتقا می‌دهد و تجربه مثبتی ایجاد می‌کند.

 5_ ناهماهنگی در اجرا

ناسازگاری می‌تواند برای بهره وری، رشد و اجرای سیستم‌های جدید سازمان مضر باشد. عدم اجرای صحیح سیستم‌های جدید در تمام سطوح یک سازمان، رایج‌ترین دلیلی است که کسب‌وکارها در ساده‌سازی عملیات خود شکست می‌خورند.

 برای جلوگیری از این امر کسب‌وکارها باید سیستم‌هایی را که قرار داده‌اند به‌طور موثری در تمام بخش‌هایشان پیاده‌سازی کنند. پیاده‌سازی موثر یک سیستم جدید شامل آموزش کارکنان در مورد چرایی، چیستی و چگونگی پشت هر سیستم، حصول اطمینان از انطباق از طریق آموزش، اندازه‌گیری و مسئولیت‌پذیری است. ثبات در تیم‌های شما به طور قابل توجهی به جلوگیری از سوء تفاهم، کار مجدد و اشتباه کمک می‌کند.

 مزیت سیستم سازی

اجتناب از این اشتباهات رایج سیستم سازی کسب‌وکار، سازمان شما را در مسیر درستی برای موفقیت قرار می‌دهد. یک سیستم تجاری مؤثر، کارایی را بهبود می‌بخشد، فرهنگ ارتباط و همکاری شرکت را تقویت می‌کند و به کسب و کارها در تعیین، دستیابی و اندازه‌گیری اهداف حیاتی کمک می‌کند. فرآیندها را ساده کنید، بازخورد را در آغوش بگیرید، اهداف مشخصی را تعیین کنید، اتوماسیون را با تعامل انسانی متعادل کنید، و ثبات را به اجرا درآورید – این متغیرها را به درستی دریافت کنید، و تلاش شما برای سیستم‌سازی منجربه نتایج بهتر کسب‌وکار و موفقیت بلندمدت می‌شود.